Statuten, Huishoudelijk Reglement, Richtlijnen Tafelbesturen
1 STATUTEN
DE NEDERLANDSCHE TAFELRONDE
Opgericht 7 juni 1946, lid van Round Table International. De Nederlandsche Tafelronde werd opgericht door H. Bruna. De eerste statuten werden vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering te Utrecht de dato 15 november 1946. De laatste wijziging is doorgevoerd krachtens besluit van de Algemene Ledenvergadering van 4 juni 2016
STATUTEN
Hoofdstuk I. Algemeen.
Begripsbepalingen. In deze statuten wordt verstaan onder:
Algemene Vergadering: de algemene vergadering van de vereniging; Hoofdbestuur: het bestuur van de vereniging; Internationale Leden: Internationaal Lid is iedere nationale Tafelronde (National Round Table Association), mits die voldoet aan de voorwaarden als bedoeld in artikel 8 lid 3; raad: de Nationale Tafelraad zijnde het orgaan als bedoeld in artikel 20 van de statuten; RTI: de internationale Tafelronde-organisatie Round Table International; schriftelijk: bij brief, telefax, e-mail, of door een op andere wijze langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht, mits de identiteit van de verzender met afdoende zekerheid kan worden vastgesteld; Tafelronde: de vereniging Nederlandsche Tafelronde; en Tafels: plaatselijke Tafelronden.
Artikel 1. Naam De naam van de vereniging luidt: NEDERLANDSCHE TAFELRONDE.
Artikel 1A. Het gebruik van de naam wordt geregeld in artikel 5c. van de Statuten en in artikel 30a. van het Huishoudelijk Reglement.
Artikel 2. Duur De Tafelronde is opgericht op zeven juni negentienhonderd zes en veertig en bestaat voor onbepaalde tijd.
Artikel 3. Plaats vestiging De Tafelronde is gevestigd te Utrecht.
Artikel 4. Het verenigingsjaar. Het verenigingsjaar loopt van een april tot en met een en dertig maart daaropvolgend. Het boekjaar is gelijk aan het verenigingsjaar.
Artikel 5A. Zinspreuk. De zinspreuk van de Tafelronde luidt: “Adopt, adapt, improve”.
Artikel 5B. Embleem De Tafelronde voert een embleem, zoals hierna is afgebeeld. In dit embleem zijn de navolgende kleuren verwerkt: wit, zwart, rood, blauw, oranje en goud, volgens de in de afbeelding aangegeven wijze.
Artikel 5C. Gebruik embleem en de naam van de Tafelronde. Het gebruik van het embleem en de naam van de Tafelronde door enig lid van de Tafelronde in welke hoedanigheid dan ook is toegestaan in de gevallen in het Huishoudelijk Reglement bepaald. Ieder ander gebruik van het embleem en/of de naam van de Tafelronde behoeft voorafgaande schriftelijke toestemming van het in artikel 19 bedoelde Hoofdbestuur.
Artikel 6. Doel De Tafelronde rekening houdende met en eerbiedigende iedere godsdienstige en levensbeschouwelijke overtuiging, stelt zich ten doel: 1. Het verschaffen van inzicht in de wijze, waarop anderen zich, zowel persoonlijk als in hun beroep, ontplooien, en het stimuleren van de leden bij de ontwikkeling van hun eigen persoonlijkheid; 2. Het versterken bij haar leden van het besef dat ieder op zijn eigen wijze de gemeenschap behoort te dienen; 3. Het bevorderen van onderlinge vriendschap en wederzijds begrip bij haar leden; 4. Het bevorderen van internationale vriendschap, samenwerking en begrip.
Artikel 7. Middelen. De Tafelronde tracht haar doelstellingen te bereiken door: 1. Mannen met uiteenlopende beroepen en functies met elkaar in contact te brengen en als haar leden te verenigen in Tafels; 2. Contacten te onderhouden met andere service-clubs, in het bijzonder met organisaties, die zijn aangesloten bij de RTI en hun leden; 3. Landelijke en lokale service-projecten te organiseren; 4. Haar leden te stimuleren tot het verrichten van activiteiten ten dienste van de samenleving; 5. Alle overige middelen, die hiertoe bevorderlijk kunnen zijn.
Hoofdstuk II. Leden. Internationale Leden
Artikel 8. Lidmaatschap. 1. Onverminderd het bepaalde in artikel 24 lid 2 komen voor het lidmaatschap in aanmerking in het Koninkrijk der Nederlanden wonende of werkende mannen, die: – bij aanvang van het verenigingsjaar de leeftijd van achttien jaar, maar nog niet de leeftijd van veertig jaar hebben bereikt; en – de doelstellingen en de middelen onderschrijven en bereid zijn zich daarvoor actief in te zetten. 2. Aan de lidmaatschap zijn verbonden de verplichtingen als in de onderhavige statuten omschreven en kunnen verplichtingen worden verbonden bij besluiten van de Algemene Vergadering. 3. Naast leden kent de vereniging ook Internationale Leden. Internationaal Lid is iedere nationale Tafelronde (National Round Table Association), mits die voldoet aan de volgende voorwaarden: a. deze nationale Tafelronde is op haar beurt volwaardig lid (full member) van de overkoepelende vereniging van de nationale Tafelronde te weten: RTI; b. en deze nationale Tafelronde heeft op basis van reciprociteit krachtens haar eigen statuten een gelijkwaardige status met gelijke bevoegdheden verleend aan de Nederlandsche Tafelronde. Internationale Leden zijn geen lid van de vereniging in de zin van de wet en deze statuten.
Artikel 9. Nieuwe leden.
1. Men wordt lid van de Tafelronde, doordat men als zodanig door het Hoofdbestuur wordt toegelaten op schriftelijke voordracht van de voorzitter van een bestaande tafel, of bij erkenning van een nieuwe tafel. 2. De voordracht geschiedt door middel van het inschrijven van het kandidaat-lid, inclusief waarheidsgetrouwe persoonsinformatie, in het ledenadministratie systeem (LAS) door de secretaris van de Tafel. 3. De voorzitter van een Tafel gaat slechts tot voordracht van een nieuw lid over, indien gebleken is dat binnen de betrokken tafel geen overwegende bezwaren tegen het voorgedragen lid bestaan. 4. Het Hoofdbestuur kan de toelating van een voorgedragen lid slechts weigeren indien: a. de betrokkene woont noch werkt in de regio, waar de Tafel gevestigd is; b. de betrokkene eerder uit zijn lidmaatschap is ontzet dan wel zijn lidmaatschap door de Tafelronde is opgezegd; c. de betrokkene niet voldoet aan de in artikel 8 genoemde vereisten d. de samenstelling van de Tafel door de toelating van het voorgedragen lid niet langer in overeenstemming is met het bepaalde in artikel 24 lid 2. 5. Een lid gaat door zijn toelating behoren tot de Tafel, waarvan de voorzitter hem heeft voorgedragen, indien een lid verandert van plaats, waar hij woont of werkt, zal hij kunnen verlangen, dat hij gaat behoren tot de Tafel in de regio, waar hij gaat wonen of werken. Indien daar meer Tafels zijn gevestigd, heeft het lid de keuze. Tot op het tijdstip van overgang blijft de betrokkene lid van de Tafel waartoe hij oorspronkelijk behoorde.
Artikel 10. Einde lidmaatschap. 1. Een lid houdt op lid van de Tafelronde te zijn: a. door zijn overlijden; b. door opzegging door het lid; c. door opzegging namens de Tafelronde; d. door ontzetting uit het lidmaatschap.
2. Bij overlijden van het lid vervallen diens geldelijke verplichtingen jegens de Tafelronde voor het lopende verenigingsjaar. In alle overige gevallen van beëindiging van het lidmaatschap blijven deze geldelijke verplichtingen bestaan, doch voor leden, die de leeftijd van veertig jaar hebben bereikt, eindigen deze aan het einde van het verenigingsjaar, waarin deze leeftijd werd bereikt, met dien verstande dat eventuele achterstallige contributie verschuldigd blijft. 3. Opzegging door het lid kan slechts geschieden tegen het einde van het lopende verenigingsjaar door een schriftelijke kennisgeving, die voor een maart moet worden verzonden aan de voorzitter van de Tafel, waartoe het lid behoort.
4. Het lidmaatschap van een lid kan door de Tafelronde worden opgezegd: a. wanneer het lid heeft opgehouden aan de vereisten van het lidmaatschap te voldoen. Betreft de opzegging een lid dat de leeftijd van veertig jaar heeft bereikt, dan vindt opzegging plaats tegen één april van het verenigingsjaar volgend op dat, waarin het lid de leeftijd van veertig jaar heeft bereikt; b. indien hij gedurende het verenigingsjaar zonder opgave van gegronde redenen meer dan de helft van de bijeenkomsten van zijn Tafel niet bijwoont; c. indien hij, ondanks aanmaning, zijn geldelijke of andere verplichtingen jegens de Tafelronde niet nakomt; d. indien redelijkerwijze van de Tafelronde niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. 5. Een lid kan uit het lidmaatschap worden ontzet indien het lid handelt in strijd met de statuten, het Huishoudelijk Reglement of besluiten van de Tafelronde, of de Tafelronde op onredelijke wijze benadeelt. 6. Opzegging en ontzetting geschiedt door het hoofdbestuur na overleg met het betrokken districtsbestuur, al dan niet op voordracht van de Tafel, waartoe het lid behoort. Opzegging als bedoeld in het vierde lid sub b, c of d van dit artikel alsmede ontzetting vinden slechts plaats nadat het lid door het hoofdbestuur is gehoord, althans daartoe in de gelegenheid is gesteld. Voorts heeft het lid gedurende één maand de mogelijkheid van beroep op de Algemene Vergadering volgens bij het Huishoudelijk Reglement te stellen regels.
Artikel 11. Leden Round Table International. Een lid van een buitenlandse tafelronde-organisatie, aangesloten bij Round Table International, dat zich metterwoon in het Koninkrijk der Nederlanden vestigt en dat voldoet aan de vereisten voor het lidmaatschap van de Nederlandsche Tafelronde, gesteld in artikel 8 dezer statuten, wordt op zijn schriftelijk verzoek door het hoofdbestuur als lid van de Tafelronde toegelaten. Hij gaat behoren tot de Tafel, die is gevestigd in de regio waar hij woont of werkt. Indien daar meer Tafels zijn heeft het lid de keuze.
Artikel 12. Ereleden. 1. De Tafelronde kent ereleden, die op voordracht van het hoofdbestuur, gehoord de nationale Tafelraad, worden benoemd door de Algemene Vergadering. 2. Tot erelid kunnen slechts worden benoemd leden of oud-leden, die zich uitzonderlijk verdienstelijk hebben gemaakt voor de Tafelronde.
Hoofdstuk III. Vergaderingen
Artikel 13. Algemene vergadering. 1. De Algemene Vergadering van de Tafelronde wordt gevormd door de voorzitters van de Tafels, respectievelijk de door hen uit die Tafels aangewezen plaatsvervanger. 2. Alle leden en ereleden mogen de Algemene Vergadering bijwonen en aldaar het woord voeren. 3. Uitsluitend de in lid 1 genoemde leden hebben stemrecht in de Algemene Vergadering. De andere leden hebben een adviserende stem.
4. De Algemene Vergadering vergadert tenminste één maal per verenigingsjaar en wel bij voorkeur in de maand mei als jaarvergadering. 5. Het uitbrengen van een stem kan niet door een gevolmachtigde geschieden.
Artikel 14. Oproepingen/Agenda. 1. De leden van de Tafelronde worden tenminste vier weken tevoren schriftelijk opgeroepen voor de Algemene Vergadering en daarbij in kennis gesteld van de agenda. Een en ander kan geschieden in het officiële orgaan van de Tafelronde. De bijeenroeping van de Algemene Vergadering geschiedt door het Hoofdbestuur. 2. Een Algemene Vergadering wordt gehouden ter plaatse te bepalen door het Hoofdbestuur, doch in ieder geval binnen het Koninkrijk der Nederlanden. 3. De Algemene Vergadering kan geen besluiten nemen over onderwerpen die niet op de agenda zijn vermeld.
Artikel 15. 1. Zo dikwijls het Hoofdbestuur, de Nationale Tafelraad of tenminste één tiende gedeelte van de stemgerechtigde leden zulks wenselijk oordeelt, komt een Buitengewone Algemene Vergadering bijeen. 2. Indien één tiende gedeelte van de stemgerechtigde leden wenst, dat een Buitengewone Algemene Vergadering bijeen zal komen, dienen zij dit schriftelijk aan het Hoofdbestuur mede te delen en daarbij opgave te doen van hun redenen en de onderwerpen, die zij behandeld willen zien. Indien het Hoofdbestuur niet binnen vier weken na deze kennisgeving een Buitengewone Algemene Vergadering bijeengeroepen heeft, zijn de betrokken leden hiertoe zelf gerechtigd. 3. Een Buitengewone Algemene Vergadering wordt gehouden ter plaatse te bepalen door degene die de Buitengewone Algemene Vergadering bijeenroept, doch in ieder geval binnen het Koninkrijk der Nederlanden.
Artikel 16. Vergaderingen. 1. De president van de Nederlandsche Tafelronde is voorzitter van de Algemene Vergadering. Bij afwezigheid van de president treedt achtereenvolgens als voorzitter op: de vice-president, een der andere leden van het hoofdbestuur of het oudste aanwezige stemgerechtigde lid. 2. De voorzitter van de Algemene Vergadering is belast met de orde der vergadering. 3. De algemeen secretaris van het hoofdbestuur of een door de voorzitter van de Algemene Vergadering aan te wijzen persoon is belast met het houden van de notulen.
Artikel 17. Stemming over personen 1. Alle stemmingen over personen geschieden schriftelijk door middel van gesloten stembriefjes. Indien voor een functie slechts één persoon kandidaat is, wordt de betrokkene geacht te zijn verkozen. 2. De kandidaat voor een functie die de meeste stemmen op zich verenigt, is verkozen. Bij staking van stemmen vindt herstemming plaats tussen de kandidaten, die het hoogste aantal gelijke stemmen op zich hebben verenigd. 3. Ongeldig zijn stemmen, die blanco of onduidelijk zijn, of die zijn uitgebracht op personen die niet kandidaat zijn voor een functie. 4. Alle stemmingen over personen zijn geheim. Behoudens in geval van staking der stemmen worden geen mededelingen gedaan omtrent de getalsmatige verhoudingen van uitgebrachte stemmen op personen. Direct na de stemming worden de stembriefjes, op voordracht van de voorzitter van de vergadering en na goedkeuring door de vergadering, vernietigd.
Artikel 18. Stemming over zaken. 1. Stemming over zaken geschieden mondeling, tenzij de vergadering anders beslist. 2. Bij staking van stemmen wordt het voorstel als verworpen beschouwd.
Hoofdstuk IV. Bestuur
Artikel 19. Hoofdbestuur. 1. Het bestuur van de Tafelronde is opgedragen aan het Hoofdbestuur, bestaande uit tenminste zes leden. 2. De leden van het Hoofdbestuur worden door de Algemene Vergadering uit de leden van de Tafelronde benoemd. 3. Binnen het Hoofdbestuur worden de navolgende functies vervuld: president, vice-president, algemeen secretaris, algemeen penningmeester, international relations officer en public relations officer. 4. Elk bestuurslid, ook wanneer hij voor een bepaalde tijd is benoemd, kan te allen tijde door de Algemene Vergadering worden ontslagen of geschorst. Een schorsing, die niet binnen zes maanden wordt gevolgd door een besluit tot ontslag, eindigt door het verloop van die tijd. 5. Het Hoofdbestuur treedt af in de jaarvergadering. Een lid kan ten hoogste twee achtereen volgende jaren in het Hoofdbestuur zitting nemen. 6. Het lidmaatschap van het Hoofdbestuur eindigt voorts: a. door eindigen van het lidmaatschap van de Tafelronde; b. door bedanken.
Artikel 20. Nationale Tafelraad. 1. Er is een Nationale Tafelraad, bestaande uit het Hoofdbestuur en de voorzitters van de districtsbesturen. De president is voorzitter van de raad. 2. Artikel 19, lid 4, is van overeenkomstige toepassing. Ieder lid van de raad dat door een districtsvergadering is gekozen, kan bovendien door deze districtsvergadering worden geschorst of ontslagen. 3. De raad treedt af in de jaarvergadering. 4. Het lidmaatschap van de raad eindigt voorts: a.door het eindigen van het lidmaatschap van de Tafelronde; b. door bedanken; c. door het verliezen van de hoedanigheid van districtsvoorzitter; d. door verlies van het lidmaatschap van het hoofdbestuur. 5. De raad besluit bij meerderheid van stemmen. Stemrecht komt toe aan de leden van het hoofdbestuur alsmede aan de districtsvoorzitters. Bij belet of ontstentenis van de districtsvoorzitter komt het stemrecht toe aan een van de andere leden van het betreffende districtsbestuur. De stemgerechtigde leden van de raad kunnen ieder één stem uitbrengen. Het uitbrengen van een stem kan niet door een gevolmachtigde geschieden. 6. Een lid van de raad kan ten hoogste voor vier jaren in die raad worden gekozen, waarvan twee jaren in het hoofdbestuur.
Artikel 20A. Taak en bevoegdheid Hoofdbestuur. 1. Het hoofdbestuur draagt zorg voor en waakt over de handhaving van de doelstellingen, de statuten en het Huishoudelijk Reglement van de Tafelronde. Voorts is het hoofdbestuur belast met de behartiging van de belangen van de Tafelronde en de uitvoering van de besluiten van de Algemene Vergadering. 2. In alle gevallen, waarin de Algemene Vergadering niet een besluit omtrent het te voeren beleid heeft genomen, handelt het hoofdbestuur naar bevind van zaken met inachtneming van het bepaalde in artikel 20b. 3. De president en de algemeen secretaris, bij belet of ontstentenis respectievelijk de vice-president, respectievelijk de penningmeester, vertegenwoordigen gezamenlijk de Tafelronde in en buiten rechte.
4. Het hoofdbestuur is bevoegd tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen, en tot het sluiten van overeenkomsten, waarbij de Tafelronde zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot de zekerheidsstelling voor een schuld van een derde verbindt, mits met goedkeuring van de Nationale Tafelraad. Op het ontbreken van deze goedkeuring kan door en tegen derden een beroep worden gedaan. 5. Indien het aantal bestuursleden beneden het in de statuten voorgeschreven minimum is gedaald, blijft het bestuur niettemin bevoegd.
Artikel 20B. Taak en bevoegdheid Nationale Tafelraad. 1. De raad heeft tot taak het geven van beleidsbepalende adviezen, alsmede het vormen van een schakelfunctie tussen hoofdbestuur en de districten. 2. Het hoofdbestuur is gehouden tenminste vier maal per jaar de raad bijeen te roepen teneinde enerzijds de mening van de raad ten aanzien van beleidsvoornemens in te winnen en anderzijds met de raad van gedachten te wisselen over de gang van zaken binnen de districten. De raad is voorts bevoegd ongevraagd adviezen aan het hoofdbestuur te verstrekken. Het hoofdbestuur is voorts verplicht de Nationale Tafelraad bijeen te roepen binnen veertien dagen nadat tenminste drie leden van de raad daarom schriftelijk hebben verzocht, en wel op zodanige termijn dat de betreffende vergadering uiterlijk dertig dagen na binnenkomst van het verzoek wordt gehouden. Indien het hoofdbestuur binnen de gestelde termijn de raad niet bijeen heeft geroepen, zijn de verzoekers bevoegd dit zelf te doen. 3. Het hoofdbestuur is steeds gehouden het advies van de raad in te winnen omtrent alle onderwerpen, die het algemene beleid raken en voorts omtrent een aantal in het Huishoudelijk Reglement met name genoemde onderwerpen. Het hoofdbestuur is niet bevoegd een door de raad met meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen advies anders uit te voeren. 4. De raad is steeds bevoegd een Buitengewone Algemene Vergadering bijeen te roepen. 5. Ten aanzien van door de raad wenselijk geoordeelde onderwerpen kan de raad al of niet uit haar midden commissies instellen.
Hoofdstuk V. Geldmiddelen
Artikel 21. 1. De geldmiddelen van de Tafelronde bestaan uit: a. de jaarlijkse bijdragen van de leden en de entreegelden van de nieuwe leden; b. vrijwillige bijdragen, giften, legaten, erfstellingen en andere baten. 2. De omvang van de door de leden aan de Tafelronde af te dragen jaarlijkse bijdragen en entreegelden worden telkenjare vastgesteld door de Algemene Vergadering. De contributie wordt ieder jaar automatisch verhoogd met de door het Centraal Bureau voor de Statistiek vastgestelde gezinsconsumptie index over het afgelopen verenigingsjaar. 3. Erfstellingen mogen niet anders dan onder het voorrecht van boedelbeschrijving worden aanvaard.
Hoofdstuk VI. Versierselen
Artikel 22. 1. De Tafelronde kent de navolgende versierselen: a. het insigne van de leden; b. het insigne van de ereleden; c. de penningen van de leden en de oud-leden van het hoofdbestuur; d. de penningen van voorzitters en oud-voorzitters van de districten; e. de penningen van de voorzitters van de Tafels.
2. Vorm en uitvoering van de insignes en penningen worden door de Algemene Vergadering vastgesteld.
Hoofdstuk VIA. Verkoop van zaken en aanbod van diensten
Artikel 22A. 1. Het ongevraagd toesturen van enige zaak aan een bestuur of een afzonderlijk lid van de Tafelronde met het oogmerk om deze zaak te verkopen is niet toegestaan. 2. Het ongevraagd aanbieden van enige zaak ten verkoop en/of het ongevraagd aanbieden van diensten al dan niet tegen vergoeding aan een bestuur of aan een afzonderlijk lid van de Tafelronde behoeft voorafgaande schriftelijke toestemming van het Hoofdbestuur. 3. Het gebruik van de gegevens uit het ledenboekje van de Tafelronde door een lid of met toestemming van een lid door een derde anders dan voor Tafelrondedoeleinden is verboden.
Hoofdstuk VII. Plaatselijke Tafelronden (Tafels)
Artikel 23. 1. De Tafel is een vereniging in de zin der wet en heeft derhalve beperkte of volledige rechtsbevoegdheid. 2. De leden zijn verplicht in hun Tafel zodanige activiteiten te ontplooien, dat de doelstellingen van de Tafelronde zoveel mogelijk worden gerealiseerd. De Tafels houden zich niet bezig met partijpolitiek en houden niet vast aan dogma’s, doch behouden overigens hun volle vrijheid van handelen, tenzij door de Algemene Vergadering anders wordt beslist. 3. Iedere Tafel komt tenminste tweemaal per maand bijeen. Tijdens deze bijeenkomsten wordt bij voorkeur een inleiding gehouden door een der leden. 4. Bij gesprekken over onderwerpen van politieke, godsdienstige of levensbeschouwelijke aard geldt als leidraad het bepaalde in artikel 6. 5. De bijeenkomsten van de Tafel worden geleid door de voorzitter. Bij afwezigheid van de voorzitter berust de leiding bij een der andere bestuursleden, of het oudst aanwezige lid van de Tafel.
Artikel 24. Samenstelling plaatselijke Tafelronden. 1. De Tafels tellen tenminste vijftien en ten hoogste dertig leden; in bijzondere gevallen kan het districtsbestuur op verzoek van het bestuur van de Tafel afwijking van deze aantallen toestaan. 2. Van elke Tafel kunnen ten hoogste twee personen lid worden, die hetzelfde of nagenoeg hetzelfde beroep of functie uitoefenen. Bij verschil van mening over de uitleg van deze bepaling beslist het hoofdbestuur. 3. In de gevallen bedoeld in de artikelen 9 lid 5, 11 en 34 lid 3, vinden de in de leden 1 en 2 van dit artikel omschreven beperkingen van het ledental geen toe passing. 4. Voor het lidmaatschap van een Tafel kunnen slechts in aanmerking komen zij, die door de Tafelronde als lid van de Tafelronde zijn toegelaten en door de Tafelronde als lid van zodanige plaatselijke Tafel zijn erkend.
Artikel 25. Oprichting plaatselijke Tafelronden. 1. Het voornemen tot oprichting van een nieuwe Tafel behoeft de goedkeuring van het Hoofdbestuur, dat daartoe advies inwint van het betrokken districtsbestuur. 2. Erkenning van een nieuwe Tafel kan niet eerder plaatsvinden dan nadat tenminste tweeënvijftig weken zijn verstreken sedert het tijdstip, waarop het Hoofdbestuur en het betrokken districtsbestuur van het voornemen tot vorming van een nieuwe Tafel in kennis zijn gesteld. Het Hoofdbestuur doet van deze kennisgeving mededeling in het officiële orgaan van de Tafelronde.
3. Het Hoofdbestuur beslist na overleg met het betrokken districtsbestuur en de sponsortafel of en wanneer erkenning van de Tafel plaatsvindt. Daarbij beslist het Hoofdbestuur tevens over de toelating tot lid van de Tafelronde van de personen, die gaan behoren tot de nieuwe Tafel. 4. Bij haar erkenning ontvangt de Tafel een oorkonde; een Tafel wordt geacht te bestaan vanaf het moment van toekenning van deze oorkonde. 5. De eventueel door de Tafel vastgestelde statuten en/of reglementen mogen niet strijdig zijn met statuten en/of reglementen van de Tafelronde. Ingeval van strijdigheid gaan de statuten en/of reglementen van de Tafelronde voor die van de Tafel. Tafels dienen hun eventuele statuten en/of reglementen en latere voorstellen tot wijziging daarvan ter voorafgaande goedkeuring voor te leggen aan het hoofdbestuur van de Tafelronde. Ingeval de goedkeuring van het hoofd bestuur aan de ontwerpstatuten en/of reglementen en/of de latere wijzigingsvoorstellen daarvan niet wordt verkregen, kunnen die (gewijzigde) statuten en/of reglementen door de Tafel niet conform worden vastgesteld.
Artikel 26. Bestuur plaatselijke Tafelronden. 1. Het bestuur van de Tafel bestaat uit tenminste een voorzitter, een secretaris en een penningmeester, welke uit en door de leden van de Tafel worden gekozen. 2. De voorzitter van de Tafel vertegenwoordigt als afgevaardigde de leden van de Tafel tijdens Algemene Vergaderingen van de Tafelronde en vergaderingen van het district. Indien de voorzitter verhinderd is als afgevaardigde een vergadering bij te wonen, wijst de Tafel uit zijn midden een plaatsvervanger aan. Zodanige plaatsvervanger is bij voorkeur een lid van het bestuur van de Tafel. 3. De Tafels zien erop toe, dat zij steeds vertegenwoordigd zijn door hun afgevaardigde op de Algemene Vergaderingen van de Tafelronde en de vergadering van het district. 4. De voorzitter en de secretaris, bij belet of ontstentenis een hunner de penningmeester, vertegenwoordigen gezamenlijk de Tafel in en buiten rechte.
Artikel 27. Vergaderingen plaatselijke Tafelronden. 1. Elke Tafel houdt jaarlijks, zo mogelijk in de maand april, doch in ieder geval drie weken voor de Jaarvergadering een algemene vergadering. 2. In deze vergadering worden de leden van het bestuur van de Tafel gekozen. 3. Het bepaalde in de artikelen 17, 18 en 19 leden 4 en 6, is van overeenkomstige toepassing, evenals het bepaalde in artikel 15 leden 1 en 2 met dien verstande, dat tenminste één vierde van het aantal leden van een Tafel kan verlangen dat een vergadering van een Tafel wordt gehouden. 4. In de vergadering van de Tafel heeft elk lid van die Tafel, dat niet is geschorst als lid van de Tafelronde en overigens voldoet aan de vereisten voor het lidmaatschap van de Tafelronde, één stem. Het uitbrengen van een stem dient persoonlijk te geschieden. Gebruikmaking van een volmacht is niet toegestaan.
Hoofdstuk VIII. Districten
Artikel 28. De Algemene Vergadering bepaalt het aantal, nummering en de samenstelling van de districten, waarin Nederland en overzeese gebiedsdelen ten behoeve van het functioneren van de Tafelronde wordt opgedeeld.
Artikel 29. Districtsbestuur. 1. De districten worden bestuurd door een bestuur, bestaande uit tenminste drie en ten hoogste zes leden. In het bestuur worden de functies van voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en penningmeester vervuld. 2. Het districtsbestuur wordt voor de tijd van één jaar in functie gekozen tijdens de districtsvergadering, die voorafgaat aan de Jaarvergadering van de Tafelronde. De voorzitter van het districtsbestuur is in de functie van voorzitter één keer herkiesbaar.
10
3. Ten aanzien van de verkiezing, taak en bevoegdheid van het districtsbestuur zijn de artikelen 17, 18 en 19 lid 6, zulks met inachtneming van het hiervoor in dit artikel bepaalde, van overeenkomstige toepassing. 4. De leden van het districtsbestuur verdelen onderling alle te vervullen functies en te verrichte werkzaamheden.
Artikel 30. Taak districtsbestuur. 1. Het districtsbestuur heeft de navolgende taken: a. het vormt een schakel tussen de Tafels, Nationale Tafelraad en het hoofdbestuur en dient als zodanig regelmatig contacten met de in het district gevestigde Tafels, respectievelijk de voorzitters daarvan, te onderhouden; b. het stimuleert de activiteiten van de Tafels binnen het district; c. het ziet toe op de naleving van de doelstellingen, statuten en reglementen van de Tafelronde en de besluiten van de Algemene Vergadering; d. het verleent bijstand aan Tafels binnen het district; e. het organiseert activiteiten ten behoeve van de Tafels binnen het district; f. het stimuleert contacten van Tafels met serviceclubs in binnen en buitenland. 2. De districtsvoorzitter, bij diens belet of ontstentenis een ander lid van het betreffende districtsbestuur, neemt deel aan de beleidvorming, beraadslaging en besluitvorming in de Nationale Tafelraad. 3. Het vorenstaande laat onverlet alle overige taken, die de statuten en het Huishoudelijk Reglement aan het districtsbestuur toekennen.
Artikel 31. Districtsvergaderingen. 1. Steeds indien een vergadering van de Tafelronde zal plaatsvinden, wordt ter voorbereiding daarvan een districtsvergadering gehouden. Voorts vinden buitengewone districtsvergaderingen plaats, indien het districtsbestuur of één vijfde van de in het tweede lid genoemde stemgerechtigde leden zulks wenselijk oordeelt. In het laatste geval vindt artikel 15 lid 2 analoge toepassing. 2. De districtsvergadering wordt gevormd door de voorzitters van de Tafels in het district, respectievelijk hun plaatsvervangers. Slechts deze leden hebben stem recht in de districtsvergadering. Alle leden en ereleden mogen echter de districtsvergadering bijwonen en aldaar het woord voeren. 3. De leden van de Tafels in het district worden door middel van een aan de voorzitter en/of secretaris van de Tafels in het district gezonden uitnodiging tenminste twee weken tevoren schriftelijk opgeroepen voor de districtsvergadering, welke vergadering niet later plaatsvindt dan veertien dagen voor het tijdstip van de Algemene Vergadering van de Tafelronde. De oproep voor de districtsvergadering bevat tevens de agenda. 4. Voor het overige zijn de artikelen 14 lid 2, 17 en 18 analoog van toepassing ten aanzien van de districtsvergaderingen.
Artikel 32. Hoofdstuk IX. Statutenwijziging. 1. Voor wijzigingen in deze statuten is vereist, dat: a. het wijzigingsvoorstel woordelijk in de oproep voor de Algemene Vergadering is opgenomen; en b. tenminste twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen zich voor de voorgestelde wijzigingen verklaart.
2. De Algemene Vergadering heeft het recht gedane voorstellen tot wijziging te amenderen, met dien verstande, dat slechts amendementen in behandeling kunnen worden genomen, die tenminste twee weken voor de vergadering, waarin het voorstel behandeld wordt, schriftelijk bij het Hoofbestuur zijn ingediend. 3. Een materiële wijziging van de artikelen 1, 5B, 6, 8 lid 1 en 8 lid 3, 19 lid 2 en het onderhavige artikel 32 lid 3 behoeft de voorafgaande goedkeuring van de Internationale Leden. Deze goedkeuring dient te worden gegeven tijdens een jaarvergadering van RTI.
De Internationale Leden, de voorzitter van RTI en de regionale voorzitter van RTI (waaronder de Nederlandsche Tafelronde valt) zullen ten minste drie maanden voorafgaande aan de jaarvergadering van RTI schriftelijk dienen te worden geïnformeerd over een wijziging als hiervoor bedoeld. Een dergelijke kennisgeving dient de tekst te bevatten in het Engels van de voorgestelde wijzigingen. De Internationale Leden zullen hun stemrecht uitoefenen terzake van vorenbedoelde wijzigingen op de wijze als vastgelegd in de statuten van RTI. De Nederlandsche Tafelronde is bevoegd bij die vergadering ook zelfstandig haar stem uit te brengen. Dezelfde procedure is van toepassing daar waar het betreft de vaststelling of de statuten van de Nederlandsche Tafelronde voldoen aan het bepaalde in artikel 5.3 van de statuten van RTI. Indien Internationale Leden amendementen voorstellen op een van de vorenbedoelde wijzigingen in de statuten van de Nederlandsche Tafelronde dienen deze aan de orde te komen tijdens een daarna volgende jaarvergadering van RTI. Indien voorstellen van Internationale Leden worden verworpen zullen deze niet voorgelegd worden aan de Algemene Vergadering.
Hoofdstuk X. Ontbinding
Artikel 33. Ontbinding Tafelronde. 1. De Tafelronde kan worden ontbonden, mits het daartoe strekkende besluit wordt genomen met een meerderheid van tenminste twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen in een speciaal tot dat doel bijeengeroepen Algemene Vergadering, waarin tenminste drie/vierde van de Tafels vertegenwoordigt is. 2. Indien aan het quorum, genoemd in het eerste lid, niet wordt voldaan, wordt een nieuwe Algemene Vergadering bijeengeroepen, die niet eerder dan drie weken en niet later dan vijf weken na de eerste vergadering zal worden gehouden. Voor deze vergadering geldt een bijzondere oproepingstermijn van twee weken. In deze tweede vergadering kan het besluit tot ontbinding worden genomen met een meerderheid van tenminste twee/ derde der geldig uitgebrachte stemmen, ongeacht het aantal vertegenwoordigde Tafels. 3. De vergadering, die tot ontbinding van de Tafelronde besluit, wijst tevens bij meerderheid van stemmen de vereffenaar(s) aan, alsmede de bestemming van een eventueel batig saldo na liquidatie.
Artikel 34. Intrekking erkenning Tafels door Tafelronde. 1. Het hoofdbestuur kan de erkenning van de Tafel intrekken, indien: a. de Tafel handelt in strijd met de statuten, het huishoudelijk reglement of besluiten van de Tafelronde; b. de Tafel de Tafelronde op een onredelijke wijze benadeelt; c. indien minder dan tien leden tot de Tafel behoren. 2. Alvorens tot de intrekking over te gaan, dient het hoofdbestuur daartoe advies te hebben gevraagd van de Nationale Tafelraad. Het bepaalde in artikel 20b lid 3 tweede volzin is ten deze onverkort van toepassing. 3. Het besluit tot intrekking van de erkenning van een Tafel treedt in werking één maand na het tijdstip, waarop het besluit werd genomen. Behoudens indien de betreffende leden uit het lidmaatschap van de Tafelronde zijn ontzet, of hen het lidmaatschap door de Tafelronde is opgezegd, kunnen de leden van de betrokken Tafel gedurende deze maand het Hoofdbestuur verzoeken artikel 9 lid 5 ten aanzien van hen van toepassing te verklaren. Deze leden van de betrokken Tafel, die van deze mogelijkheid geen gebruik hebben gemaakt zullen worden geacht hun lidmaatschap te hebben opgezegd. 4. Na intrekking van de erkenning van een Tafel vervallen het archief, de versierselen, de oorkonde en alle andere met de Tafelronde verband houdende bezittingen van die Tafel aan de Tafelronde en komen onder berusting van het Hoofdbestuur.
Artikel 35. Ontbinding Tafels door haar leden.
1. Een Tafel kan door haar leden worden ontbonden, mits het daartoe strekkende besluit wordt genomen met een meerderheid van tenminste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen in een speciaal tot dat doel bijeengeroepen vergadering van de Tafel, waarin tenminste drie/vierde van het totale aantal van de leden van die Tafel aanwezig is. De leden van deze Tafel moeten tenminste vier weken tevoren schriftelijk in kennis worden gesteld van de vergadering en het voorstel tot ontbinding. 2. Indien in de in het eerste lid bedoelde vergadering het quorum niet aanwezig is, wordt met inachtneming van een oproepingstermijn van tenminste twee weken een tweede vergadering bijeengeroepen, die niet eerder dan drie weken en niet later dan vijf weken na de eerste vergadering wordt gehouden. Ook voor deze vergadering worden de leden schriftelijk opgeroepen. In deze vergadering kan het besluit tot ontbinding worden genomen met een meerderheid van tenminste twee/derde der geldige uitgebrachte stemmen, ongeacht het aantal aanwezige leden. 3. Van de vergadering, waarin tot ontbinding wordt besloten, worden notulen opgemaakt en door de voorzitter en de secretaris ondertekend. Leden, die tegen het voorstel tot ontbinding hebben gestemd, hebben het recht daarvan aantekening in de notulen te laten maken. De voorzitter is verplicht een door hem gewaarmerkt afschrift van deze notulen aan het hoofdbestuur te zenden. 4. Door het besluit tot ontbinding van de Tafel worden de leden geacht hun lidmaatschap van de Tafelronde te hebben opgezegd. Het hoofdbestuur kan desgevraagd bepalen dat ten aanzien van de leden, die tegen dit besluit gestemd hebben, artikel 9 lid 5 toegepast zal worden. 5. Artikel 34 lid 4 is van overeenkomstige toepassing.
Hoofdstuk XI. Slotbepalingen
Artikel 36. Huishoudelijk Reglement. Verdere bepalingen, de Tafelronde betreffende, worden geregeld bij een Huishoudelijk Reglement, dat door de Algemene Vergadering wordt vastgesteld en geen bepalingen mag bevatten, die in strijd zijn met deze statuten.
Artikel 37. Onvoorziene gevallen. 1. In de gevallen, waarin deze statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist de Algemene Vergadering, indien zij bijeen is. In alle andere overige onvoorziene gevallen beslist het hoofdbestuur. 2. De Algemene Vergadering kan een in het vorige lid bedoelde beslissing van het Hoofdbestuur wijzigen of daarvoor een andere beslissing in de plaats stellen. Een dergelijk besluit van de Algemene Vergadering tast inmiddels door derden verkregen rechten niet aan.
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
I. Hoofdbestuur
ARTIKEL 1
1. Het Hoofdbestuur geeft in elke vergadering van de Tafelronde een beknopt overzicht van hetgeen het zelfstandig of ter uitvoering van besluiten van de Tafelronde heeft verricht.
2. Het Hoofdbestuur verstrekt desgevraagd mondeling of schriftelijk inlichtingen aan de leden, tenzij dit in strijd is met de belangen van de Tafelronde.
3. Het Hoofdbestuur zal het advies van de Nationale Tafelraad inwinnen bij de vaststelling van richtlijnen omtrent nieuwe leden, het werven en toelaten van nieuwe leden en het oprichten van nieuwe Tafels. Voorts wint het advies in alvorens de ontwerpbegroting op te maken, bij het entameren van landelijke serviceprojecten, bij het aangaan of verbreken van samenwerkingsverbanden tussen de Tafelronde en andere (service)organisaties, zowel op nationaal als internationaal niveau, alsmede bij al die onderwerpen, ten aanzien waarvan de Algemene Vergadering zulks bepaalt.
ARTIKEL 2
1. Het Hoofdbestuur vergadert zo dikwijls als het nodig oordeelt. 2. Besluiten van het Hoofdbestuur worden genomen bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken beslist de president of diens plaatsvervanger. 3. Het Hoofdbestuur kan geen besluiten nemen, indien niet tenminste de helft van zijn leden aanwezig is en aan de stemming deelneemt.
ARTIKEL 3
1. De Districten zijn tot acht weken voor de Jaarvergadering bevoegd kandidaten voor het Hoofdbestuur te stellen. 2. Indien op deze datum geen kandidaten door de Districten zijn gesteld, geschiedt zulks door het Hoofdbestuur. De kandidaatstelling door de Districten geschiedt door een schriftelijke kennisgeving aan de algemeen secretaris. 3. Indien de kandidaatstelling door het Hoofdbestuur geschiedt, ziet dit er op toe dat de kandidaten zoveel mogelijk uit verschillende Districten afkomstig zijn.
ARTIKEL 4
1.Indien een lid van het Hoofdbestuur tussentijds afreedt, doet het Hoofdbestuur hiervan mededeling in het officiële orgaan van de Tafelronde. 2. Het Hoofdbestuur is gehouden in tussentijdse vacatures te voorzien, indien de vacature is ontstaan binnen 26 weken na zijn benoeming.
ARTIKEL 5 DE PRESIDENT
Onverminderd zijn statutaire taken is de President bij uitstek de vertegenwoordiger van de Tafelronde. Hij geeft leiding aan de werkzaamheden van het Hoofdbestuur en de Raad en vervult een stimulerende en coördinerende rol ten aanzien van de activiteiten van de Tafelronde.
ARTIKEL 6 VICE-PRESIDENT
De Vice-President vervangt de President bij diens afwezigheid. Voorts is hij belast met het stimuleren en coördineren van service-activiteiten van de Tafelronde en de oprichting van nieuwe Tafels. Alsmede het toezien op het ledenaantal van Tafels.
ARTIKEL 7 ALGEMEEN SECRETARIS
1. De Algemeen Secretaris is verantwoordelijk voor correcte notulen van de vergaderingen van het Hoofdbestuur, van de Raad en die van de Tafelronde. Voorts is hij belast met de correspondentie van de Tafelronde, de ledenadministratie, het opstellen van het jaarverslag en alle overige werkzaamheden, die geacht kunnen worden tot het secretariaat te behoren. 2. De Algemeen Secretaris draagt ervoor zorg dat tijdens de in het eerste lid genoemde vergaderingen de notulenboeken, de statuten en het huishoudelijk reglement, de ledenlijst en presentielijst aanwezig zijn.
ARTIKEL 8 ALGEMEEN PENNINGMEESTER
1. De Algemeen Penningmeester is verantwoordelijk voor de boekhouding en de geldelijke administratie van de Tafelronde. Alle inkomsten en uitgaven worden door hem zorgvuldig geadministreerd. Gelden worden door hem zoveel mogelijk gestort op een rentedragende rekening bij de bankier van de Tafelronde. 2. De Algemeen Penningmeester is voorts belast met het ontwerpen van de jaarrekening en een toelichting daarop alsmede met het opstellen van een begroting voor het nieuwe verenigingsjaar. Deze stukken worden tijdig door hem bij het Hoofdbestuur ingeleverd, opdat zij in de Jaarvergadering vastgesteld en goedgekeurd kunnen worden. 3. De Algemeen Penningmeester is verplicht de kascommissie inlichtingen en inzage in zijn boeken te verstrekken, zo dikwijls de kascommissie hierom vraagt.
ARTIKEL 9 INTERNATIONAL RELATIONS OFFICER (IRO)
1. De International Relations Officer (IRO) onderhoudt contacten met aanverwante serviceorganisaties in andere landen. Voorts is hij belast met het stimuleren van internationale contacten van de Tafels en het verstrekken van inlichtingen en documentatie hieromtrent. 2. Telkenjare stelt de IRO voorafgaande aan het verenigingsjaar een planning op van zijn voorgenomen activiteiten en een begroting van de daarmede verband houdende kosten. Het Hoofdbestuur stelt daarna een budget ten behoeve van de activiteiten van de IRO vast.
ARTIKEL 10 PUBLIC RELATIONS OFFICER (PRO)
De PRO is verantwoordelijk voor het Public Relations beleid van de Nederlandsche Tafelronde, het periodiek verschijnen van het officiële orgaan en officiële digitale communicatiedragers.
II. Algemene Vergaderingen ARTIKEL 11 1. Voorstellen van leden, welke zij op de vergadering van de Tafelronde behandeld wensen te zien, moeten behoorlijk toegelicht tenminste 9 weken voor de datum van die vergadering schriftelijk aan het Hoofdbestuur worden toegezonden. 2. Het vorenstaande laat onverlet het bepaalde in artikel 14 lid 2 en 15 lid 2 van de statuten.
ARTIKEL 12
Tijdens de Jaarvergadering brengen alle leden van het Hoofdbestuur verslag uit van die werkzaamheden, die zij in het afgelopen verenigingsjaar hebben verricht.
III. Commissies
ARTIKEL 13
De Nationale Tafelraad en het Hoofdbestuur zijn bevoegd commissies in te stellen ten behoeve van de voorbereiding of uitvoering van zijn besluiten.
ARTIKEL 14
Ook de Algemene Vergadering van de Tafelronde kan besluiten een commissie in te stellen ter voorbereiding of uitvoering van zijn besluiten. In dat geval dient de betrokken commissie aan de Algemene Vergadering verantwoording af te leggen van haar werkzaamheden.
ARTIKEL 15
De Jaarvergadering benoemt een kascommissie, die belast is met de controle van het financieel beheer van de Algemeen Penningmeester gedurende het volgende verenigingsjaar. De kascommissie bestaat uit drie leden, benoemd uit een door de Raad op te maken voordracht.
IV. Geldmiddelen
ARTIKEL 16
1. De penningmeester van de Tafel draagt zorg voor de afdracht van de door zijn Tafel verschuldigde bijdragen en entreegelden aan de Algemeen Penningmeester binnen de door deze genoemde termijn. 2. Bij te late afdracht van de in lid 1 genoemde gelden verbeurt de Tafel een door de Algemene Vergadering vast te stellen boete aan de Tafelronde.
ARTIKEL 17
De leden van het Hoofdbestuur, de Districtsbesturen, de kascommissie en de andere commissies ontvangen een vergoeding voor de door hen gemaakte reis- en verblijfkosten overeenkomstig de daarvoor geldende richtlijnen. Wijzigingen van deze richtlijnen behoeven de goedkeuring van de Algemene Vergadering.
ARTIKEL 18
De Districtsvergaderingen kunnen besluiten tot het vaststellen van een jaarlijkse bijdrage van de in het district gevestigde Tafels ter bestrijding van de reis- en verblijfkosten van het Districtsbestuur, de kosten van districtsvergaderingen en andere activiteiten in het District.
ARTIKEL 19
De Algemene Vergadering besluit elk jaar op voorstel van het Hoofdbestuur welke bestemming zal worden gegeven aan een eventueel batig saldo over het afgelopen jaar.
V. Tafels
ARTIKEL 20
1. Iedere plaatselijke Tafelronde zal er naar streven tenminste achttien leden te omvatten. 2. Het bestuur van een Tafel is verplicht van elke wijziging in de ledenlijst van zijn Tafel omvattende naam, adres, beroep en bestuursfunctie van de leden en plaats/tijdstip der bijeenkomsten onverwijld mededeling te doen aan het Hoofdbestuur door dit aan te tijdig aan te passen in het LAS. 3. Elk lid is verplicht het bestuur van zijn Tafel onverwijld in kennis te stellen van wijzigingen in zijn adres of beroep.
ARTIKEL 21
Het bestuur van de Tafel stelt een jaarkalender op voor de activiteiten van zijn Tafel. De secretaris legt deze agenda vast in LAS.
ARTIKEL 22
De bepalingen van dit Huishoudelijk Reglement omtrent de werkzaamheden van het Hoofdbestuur en de controle op het geldelijk beheer van de financiën van de Tafelronde zijn zoveel mogelijk analoog van toepassing op de taak en werkzaamheden van het bestuur van de Tafel en (de controle op) het geldelijk beheer van de financiën van de Tafel.
ARTIKEL 23
Een vacature in het bestuur van een Tafel mag niet langer dan vijf weken duren, te rekenen vanaf de datum waarop deze is ontstaan.
ARTIKEL 24
1. Terstond na zijn verkiezing maakt het bestuur van de Tafel een inventarisatie van het leden- bestand naar leeftijdsopbouw en beroep van de leden. Aan de hand van deze inventarisatie bespreekt de Tafel tijdens een eerstvolgende bijeenkomst de vraag of en op welke wijze tot rekrutering van nieuwe leden zal worden overgegaan. 2. Onverminderd het bepaalde in artikel 9 van de statuten stelt iedere Tafel een reglement vast omtrent de wijze, waarop nieuwe leden worden aangezocht en voorgedragen. Dit reglement dient tenminste de waarborg te bevatten dat een persoon niet zonder raadpleging van alle leden van de Tafel kan worden aangezocht en voorgedragen, alsmede dat een eenmaal aangezochte kandidaat niet zonder overwegende bezwaren niet als lid wordt voorgedragen.
VI. Districten
ARTIKEL 25
De bepalingen van dit Huishoudelijk Reglement omtrent de werkzaamheden van het Hoofdbestuur en (de controle op) het geldelijk beheer van de financiën van de Tafelronde zijn zoveel mogelijk analoog van toepassing op de taak en de werkzaamheden van het Districtsbestuur en (de controle op) het geldelijk beheer van de financiën van het District.
ARTIKEL 26
Alle Tafels in het District zijn bevoegd kandidaten te stellen voor iedere in het Districtsbestuur te vervullen functie. De kandidaatstelling dient schriftelijk te geschieden voor 1 februari aan de secretaris van het Districtsbestuur. Indien op deze datum geen kandidaten door de Tafels zijn gesteld, geschiedt zulks door het Districtsbestuur.
ARTIKEL 27
Het Districtsbestuur stelt binnen één maand na zijn benoeming een werkschema vast voor een evenwichtige verdeling van zijn taken, waaronder het bezoeken van, resp. het onderhouden van contacten met de Tafels, de organisatie van Districtsvergaderingen en andere bijeenkomsten in het District en alle overige activiteiten, genoemd in artikel 30 van de statuten. VII. Versierselen
ARTIKEL 28
1. Het insigne voor elk lid is uitgevoerd als knoopsgatinsigne. 2. De uitvoering van het insigne voor ereleden wordt door de Algemene Vergadering vastgesteld. 3. De penningen van de leden van het Hoofdbestuur en van de voorzitters van de Districten en de Tafels worden uitgevoerd overeenkomstig de daarvoor geldende richtlijnen. Wijzigingen van deze richtlijnen behoeven de goedkeuring van de Algemene Vergadering.
VIIIa. Gebruik embleem en naam van de Tafelronde
ARTIKEL 29
Bij gebruik van het embleem en de naam van de Tafelronde zal slechts de officiële vormgeving conform artikel 5b van de Statuten mogen worden gebruikt. Het gebruik van het embleem en/of de naam van de Tafelronde is uitsluitend toegestaan in de navolgende gevallen en in de navolgende kleuren:
a. Op briefpapier of drukwerk van het Hoofdbestuur, van door het Hoofdbestuur ingestelde commissies, van het District of van de plaatselijke Tafelronde: in één willekeurige kleur dan wel in de zeskleurencombinatie als bedoeld in artikel 5b van de Statuten. b. Op vaantjes: in de zes-kleurencombinatie als bedoeld in artikel 5b van de Statuten. c. Op overige zaken door of vanwege of met toestemming van het Hoofdbestuur in het verkeer gebracht: ongeacht de kleur.
VIII. Beroep
ARTIKEL 30
Het beroep tegen een besluit van het Hoofdbestuur tot opzegging of ontzetting, zoals omschreven in artikel 10 lid 6 van de statuten, dient binnen één maand schriftelijk bij de secretaris van het Hoofdbestuur te zijn ingediend. Het beroepschrift dient met redenen te zijn omkleed. De secretaris bevestigt de ontvangst van het beroepschrift aan het betrokken lid en zendt afschriften van het beroepschrift aan de leden van de Raad en de voorzitter van de Tafel van het betrokken lid. Binnen drie maanden na ontvangst van het beroepschrift benoemt de Raad een commissie uit zijn midden, bestaande uit drie leden. Deze commissie hoort het Hoofdbestuur, het betrokken lid en de voorzitter van diens Tafel. De commissie rapporteert zijn bevindingen aan de eerstvolgende Algemene Vergadering van de Tafelronde, die op basis van het rapport van de commissie een beslissing op het beroep neemt.
IX. Slotbepalingen
ARTIKEL 31
1. De Algemene Vergadering is bevoegd wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement aan te brengen. 2. Voorstellen tot wijzigingen kunnen slechts worden gedaan door: a. het Hoofdbestuur b. één tiende gedeelte van de stemgerechtigde leden. 3. De Algemene Vergadering heeft het recht gedane voorstellen tot wijziging te amenderen, met dien verstande dat slechts amendementen in behandeling kunnen worden genomen, die minstens twee weken voor de vergadering, waarin het voorstel behandeld wordt, schriftelijk bij het Hoofdbestuur zijn ingediend. 4. Een voorstel als bedoeld in lid 2 sub b moet de voorgestelde wijziging of wijzigingen woordelijk bevatten en voorzien van een toelichting tenminste negen weken voor de Algemene Vergadering schriftelijk bij het Hoofdbestuur worden ingediend. 5. Voor wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement is vereist, dat: – het wijzigingsvoorstel woordelijk in de oproep voor de Algemene Vergadering is opgenomen; – een meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen zich voor de voorgestelde wijziging(en) verklaart.
RICHTLIJNEN TAFELBESTUREN
I. INHOUD
II. VOORWOORD
III. INLEIDING
IV. BIJEENKOMSTEN 1. Voorbereiding van de bijeenkomsten a) rooster van inleidingen b) convocatie 2. Orde en verslag van de bijeenkomsten a) regelmaat b) presentie c) verslag d) oud-leden
V. EXTERNE CONTACTEN 1. Algemeen 2. District 3. Landelijk 4. RTI
VI. LEDEN 1. Procedure aantrekken nieuwe leden a) algemeen b) uitgangspunten c) uitbreidingspunten 2. Verhuizing van de leden en andere mutaties a) opgaaf van de mutaties b) overschrijving 3. Ledenlijst – ledenadministratie 4. Einde van het lidmaatschap a) opzegging b) leeftijdsgrens
VII. TAFELBESTUUR 1. Taak van het Tafelbestuur a) voorzitter b) secretaris c) penningmeester 2. Bestuurswisseling a) tijdstip b) opgaaf aan de administrateur
VIII. DISTRICTSBESTUUR 1. Ontstaan en taak 2. Voorzittersoverleg 3. Tafelbezoeken 4. Districtsvergaderingen
IX. ARCHIEF
X. MATERIËLE ZAKEN 1. Ledenboekje; Statuten 2. Insigne 3. Formulieren; drukwerk 4. “European Directory” 5. Vaantjes; vlaggen; plaquettes 6. Voorzitterspenningen en -gespen 7. Andere verkoopartikelen 8. Tafelrondeblad
XI. RICHTLIJNEN INSTALLATIE NIEUWE TAFEL 1. De start van de nieuwe Tafel 2. Verzoek tot installatie 3. Voorbereidende werkzaamheden 4. Installatie dag 5. Begroting 6. Contributie-afdracht 7. Algemeen
XII. CEREMONIEEL
XIII. HULPFONDS 1. Doel van het Hulpfonds 2. Middelen van het Hulpfonds
XIV. SERVICERAAD 1. Doel 2. Samenstelling 3. Gelden en verantwoording
XV. JAARVERGADERING
II. Voorwoord
Het doel van deze richtlijnen is niet, de autonomie en inventiviteit van lokale Tafelbesturen te verminderen, doch veeleer een vraagbaak te zijn voor de Nederlandsche Tafelronde.
III. Inleiding
De rechtsvorm van de Nederlandsche Tafelronde is de vereniging. Haar structuur is als volgt: – Nationale Tafelraad: beleidsbepalend orgaan, dat bestaat uit de veertien Districtsvoorzitters en het Hoofdbestuur;
– Hoofdbestuur: bestaat uit tenminste zes leden, te weten: president, vice-president, algemeen secretaris, algemeen penningmeester, international relations officer (IRO) en public relations officer (PRO);
– Districtsbesturen: er zijn veertien Districten; het Districtsbestuur bestaat uit tenminste voorzitter, secretaris en penningmeester; de voorzitter maakt q.q. deel uit van de Nationale Tafelraad;
– Plaatselijke Tafels: het bestuur bestaat uit tenminste voorzitter, secretaris en penningmeester; de plaatselijke Tafel dient tenminste vijftien leden te tellen.
Voor de taken en bevoegdheden van de diverse functionarissen wordt verwezen naar de statuten en het Huishoudelijk Reglement.
Naast de secretaris/bestuurslid is er een administrateur aan de vereniging verbonden, welke het permanent secretariaat beheert. De administrateur verzorgt onder meer de diverse materiële zaken als in hoofdstuk X vermeld.
IV. Bijeenkomsten
1. Voorbereiding van de bijeenkomsten a. Rooster van inleidingen Met het oog op de voorbereiding en de aankondiging van de spreekbeurten en de samenstelling van het jaarverslag, verdient het aanbeveling aan het begin van elk Tafeljaar een rooster van inleidingen en andere bijeenkomsten aan te leggen en er zorg voor te dragen dat steeds minstens voor de eerstvolgende vier tot zes weken bijeenkomsten, gastheer, inleider en onderwerp vaststaan. b. Convocatie Vele Tafels hebben de gewoonte, aan de leden voor elke bijeenkomst een convocatie te zenden, bevattende datum, uur, gastheer, spreker, onderwerp, en eventuele bijzondere agendapunten. Sommige Tafels geven hun leden een compleet jaarprogramma.
2. Orde en verslag van de bijeenkomsten a. Regelmaat Van de vastgestelde en gepubliceerde tijdstippen van de bijeenkomsten dient in het belang van alle Tafelleden niet dan bij hoge uitzondering te worden afgeweken. Het is wenselijk voor de bijeenkomsten een vaste indeling aan te houden, in het bijzon- der voor wat betreft het uur van aanvang van de inleiding en dat van beëindiging van de discussie, opdat de leden daarmee bij hun verdere afspraken rekening kunnen houden.
b. Presentie De secretaris houdt een presentielijst bij. Men stelt de regel, dat de leden bij verhindering tijdig voor de bijeenkomst een bestuurslid ter zake berichten. Leden, die herhaaldelijk zonder bericht een bijeenkomst verzuimen, behoren door de voorzitter op hun verplichtingen als Tafellid te worden gewezen.
c. Verslag Met het oog op de afwezigheid van de leden van de Tafel is het wenselijk van elke bijeenkomst een kort verslag te maken, waarin een samenvatting van inleiding en discussie kan worden opgenomen. Van bijzondere voordrachten en andere evenementen, die voor de gehele Nederlandsche Tafelronde van belang zijn zendt de secretaris een uitnodiging aan de secretaris van het District alsmede een verslag aan de redacteur van het Tafelrondeblad.
d. Oud-leden Het verdient aanbeveling tenminste eenmaal per jaar de bereikbare oud-leden van de Tafel op een bijeenkomst uit te nodigen.
V. Externe contacten
1. Algemeen Gebleken is dat bij vele Tafelaars onbekendheid bestaat met de mogelijkheden van contacten buiten de eigen Tafel. Onder externe contacten worden verstaan contacten met andere service-clubs en contacten met Tafelaars op Districts-, landelijk, Europees en mondiaal niveau. De verkleining van de Districten biedt de mogelijkheid dat vele Tafels betere contacten onderhouden met andere Tafels in het District. De contacten met andere service-clubs op zowel lokaal of regionaal alsook nationaal en internationaal niveau komen veelal onvoldoende uit de verf. Verbetering van lokale of regionale contacten met andere serviceclubs kan geschieden met assistentie van het Districtsbestuur. Voor internationale contacten zowel met Tafels als andere organisaties is de IRO de aangewezen functionaris.
2. District De taak van het Districtsbestuur bestaat uit: a. het vormen van een schakel tussen de plaatselijke Tafelronden en het Hoofdbestuur; b. het stimuleren van het Tafelleven binnen het District; het bijstaan van de plaatselijke Tafelronden binnen het District. Mede om deze taak goed te vervullen is de voorzitter van het District lid van de Nationale Tafelraad. De concrete activiteiten, waaruit deze schakelfunctie van het Districtsbestuur blijkt, zijn het begeleiden van de oprichting van nieuwe Tafels, de activering van de Tafels in het District bij een landelijk service-project, het vergaren van nieuws uit het District ten behoeve van het Tafelrondeblad, het bij- staan van de IR0 bij het onderbrengen van buitenlandse gasten, het bezoeken van Tafels in het District e.d. Tenminste eenmaal per jaar vindt uiterlijk in april een Districtsvergadering plaats ter voorbereiding van de jaarlijkse landelijke vergadering. Daarnaast wordt er minimaal tweemaal een voorzittersoverleg of bestuurs- overleg gehouden, waarbij de voorzitters (of hun plaatsvervangers) van de Tafels binnen het District aanwezig dienen te zijn. Bovendien zijn de installaties van Tafels, Tafellustra e.d. binnen het eigen District bij uitstek gelegenheden om de contacten op Districtsniveau te onderhouden.
3. Landelijk Op landelijk niveau functioneert het Hoofdbestuur alsmede de Nationale Tafelraad. Het Hoofdbestuur bestaat uit de president, vice-president, algemeen secretaris, al- gemeen penningmeester, international relations officer (IRO) en de public relations officer (PRO). Het Hoofdbestuur heeft een representatieve taak, draagt zorg voor de handhaving van de doelstellingen, de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de Tafelronde en behartigt in het algemeen de belangen. De belangrijkste concrete activiteiten van het Hoofdbestuur zijn het voorbereiden van de Algemene Ledenvergaderingen, het verzorgen van de vele buitenlandse contacten, het stimuleren en bewaken van landelijke service-projecten, het installeren van nieuwe Tafels, het uitgeven van een blad, het bijwonen van Districtsvergaderingen en/of voorzittersoverleg en het afdoen van allerlei lopende zaken. Tweemaal per jaar, in mei/juni en november, vinden er Algemene Vergaderingen plaats.
Tijdens het huishoudelijk gedeelte legt het Hoofdbestuur verantwoording af over zijn handelen gedurende de afgelopen periode en neemt de Algemene Vergadering besluiten over zaken als contributie, landelijke service-projecten, statutaire aangelegenheden e.d. Daarnaast bieden de Algemene Vergaderingen, met name de Jaarvergadering, ruimschoots de gelegenheid tot het leggen van contacten tussen de Tafelaars uit den lande. Buiten de Algemene Vergaderingen zijn de installaties van nieuwe Tafels gebeurtenissen waarin de Tafelronde zich landelijk manifesteert. Bij een aantal Tafels bestaat de gewoonte welke het Hoofdbestuur van harte zou willen aanbevelen, dat uit de jaarlijkse contributie naar alle Districts- en landelijke evenementen telkens twee leden kunnen worden afgevaardigd. De voorzitter van de Tafel vertegenwoordigt als afgevaardigde de leden van de Tafel tijdens Algemene Vergaderingen van de Tafelronde, voorzittersoverleg en vergaderingen van het District. Indien de voorzitter verhinderd is als afgevaardigde een vergadering bij te wonen wijst de Tafel een plaatsvervanger aan. De Tafels zien erop toe, dat zij steeds vertegenwoordigd zijn door hun afgevaardigde op de Algemene Vergaderingen van de Tafelronde, het voorzittersoverleg en de vergadering van het District. Voorts opereert op nationaal niveau de “Nationale Tafelraad “. De Nationale Tafelraad heeft tot taak het geven van beleidsbepalende adviezen, welke raad tevens een schakelfunctie tussen het Hoofdbestuur en de Districten dient te vormen. Voor concrete taken en bevoegdheden zie men artikel 1 lid 3 van het Huishoudelijk Reglement.)
4. Round Table Internationaal (RTI) Vele Tafels onderhouden vaste contacten met een of meer zustertafels in internationaal verband. De Nederlandsche Tafelronde is aangesloten bij Round Table International een internationale organisatie waar alle Tafelassociaties ter wereld lid van zijn. Round Table International bestaat uit twee regio’s; de zogenaamde Europees Mediterrane en Amerikaanse regio en de Afrikaans Aziatische regio waaronder ook Australië en Nieuw Zeeland vallen. Wereldwijd zijn er meer dan 34.000 leden. Bij de IRO zijn alle gegevens van alle andere associaties aanwezig voor het verkrijgen van de nodige buitenlandse adressen.
VI. Leden
1. Procedure aantrekken nieuwe leden a. Algemeen Alle Tafelaars zijn lid van een vereniging: de “Nederlandsche Tafelronde”, statutair gevestigd in Utrecht. Het lidmaatschap van die vereniging dient – onafhankelijk van lokale Tafelgebruiken – op min of meer uniforme wijze tot stand te komen. De navolgende procedure vormt daartoe een dwingend raamwerk, waarbinnen slechts plaats is voor daarmee overeenstemmende lokale Tafelgebruiken.
b. Uitgangspunten – elk lid heeft het recht van veto ter zake van het lidmaatschap van een kandidaat-lid; – prioriteit van (geïnstalleerde) Tafelaars boven adspirant-Tafelaars en kandidaat- leden; – voorstel omtrent een kandidaat-lid dient mondeling te geschieden; – betrokken kandidaat-lid draagt zelf geen wetenschap van het voorstel;
c. Uitbreidingscommissie – elke Tafel heeft een uitbreidingscommissie (UC) welke zorg draagt voor onder meer een zo groot mogelijke spreiding van leeftijd en beroep in de Tafel; – samenstelling: drie personen, waarvan de voorzitter voor de duur van 2 jaren en de overige leden voor de duur van 1 jaar worden benoemd; voorzitter is een ervaren Tafelaar, die ruim vertrouwen van de lokale Tafel geniet; – taak: * werving, introductie, en intensieve begeleiding van kandidaat-leden; * jaarlijks opstellen en bijhouden van een plan van niet- of ondervertegenwoordigde beroepen of sectoren in de lokale Tafel;
d. Procedure 1. een voorstel voor een kandidaat-lid wordt onder opgave van naam, leeftijd, beroep en woonplaats alsmede enige achtergrondinformatie gedaan bij de voorzitter van de UC; 2. de UC onderzoekt of het kandidaat-lid voldoet aan onder meer het criterium van zo breed mogelijke spreiding van leeftijd en beroep in de Tafel; 3. de voorzitter UC brengt dit voorstel – onder opgave van alle relevante gegevens (naam, leeftijd, woonplaats, beroep en eventuele informatie omtrent de achtergrond en instelling van de betrokkene) in de eerstvolgende reguliere Tafelbijeenkomst mondeling ter kennis van de Tafelaars en aspirant-Tafelaars; afwezigen worden omtrent het voorstel onverwijld mondeling persoonlijk door één der leden van de UC geïnformeerd; 4. gedurende 14 dagen nadat een lid (= geïnstalleerde Tafelaar) als voormeld van het voorstel in kennis is gesteld, heeft hij de mogelijkheid bij de voorzitter UC tegen het voorgestelde kandidaat-lid bezwaar te maken en dit bezwaar te voorzien van een – desgewenst niet nader te motiveren recht van veto; 5. het gebruik maken van een recht van veto beëindigt de procedure ter zake waarvan de voorzitter UC in de eerstvolgende reguliere Tafelbijeenkomst mededeling doet; 6. eerst nadat de bezwaartermijn (sub 4) voor alle Tafelaars en aspirant-Tafelaars is verstreken, zonder dat bezwaar is ingediend, brengt de voorzitter UC dit in de eerst- volgende reguliere Tafelbijeenkomst ter kennis van de Tafel; 7. voor de daaropvolgende bijeenkomst brengt de voorzitter UC tezamen met de Voorsteller een bezoek aan, en ten huize van de voorgestelde persoon en informeert hem zo volledig mogelijk omtrent de Nederlandsche Tafelronde en enige algemene zaken, waaronder kosten en presentie-plicht; bij interesse wordt de betrokkene uitgenodigd de eerstvolgende Tafelactiviteit bij te wonen; 8. nadat de betrokkene als aspirant-lid minimaal 4 en ten hoogste 8 reguliere Tafelbijeenkomsten heeft bijgewoond, informeert de voorzitter UC of de betrokkene voor het lidmaatschap der Nederlandsche Tafelronde in aanmerking wenst te ko- men; 9. indien het aspirant-lid voor het lidmaatschap in aanmerking wil komen, doet de voorzitter van de lokale Tafel onverwijld een voordracht als bedoeld in artikel 9 van de Statuten; 10.het aspirant-lid wordt op zo kort mogelijke termijn op waardige wijze door de Tafelvoorzitter, voorzien van voorzitterslint en na voorlezing van artikel 6 van de Statuten, tijdens een Tafelbijeenkomst als lid van de Nederlandsche Tafelronde geïnstalleerd;
2. Verhuizing van leden en andere mutaties
a. Opgaaf van mutaties Elke verandering van de gegevens die in het formulier I opgenomen zijn moeten zo spoedig mogelijk door de secretaris via het webbased ledenadministratiesysteem(LAS) doorgegeven worden. De gegevens die in deze administratie staan worden o.a. gebruikt de APP en voor het versturen van het magazine
b. Overschrijving naar een andere Tafel Een lid dat van woonplaats verandert, blijft lid van de Tafel in zijn oude woonplaats zolang hij niet naar een andere Tafel is overgeschreven. De Tafelsecretaris ‘verhuist’ de betreffende Tafelaar in het LAS naar de Tafel waarvoor het verhuizend lid kiest. De secretaris van de nieuwe Tafel zal de ‘verhuizing’ accorderen, waarna de verhuizing formeel is afgerond. Is er in de nieuwe woonplaats meer dan één Tafel, dan is het de gewoonte, dat het lid al deze Tafels bezoekt alvorens zijn keus te bepalen. Hiervan stelt hij de secretaris van zijn oude Tafel in kennis.
3. Ledenlijst- ledenadministratie Met nadruk wordt erop gewezen, dat de hele ledenadministratie via de webbased ledenadministratie (LAS) loopt. De Tafelsecretarissen ontvangen in maart een verzoek de ledenadministratie bij te werken.
4. Einde van het lidmaatschap a. Opzegging De aandacht wordt gevestigd op artikel 10 lid 3 van de Statuten, bepalende, dat opzegging van het lidmaatschap voor 1 maart dient te geschieden, wil zij voor het op 1 april ingaande nieuwe verenigingsjaar van kracht zijn. b. Leeftijdsgrens Bekend mag worden verondersteld, dat aan het einde van het verenigingsjaar (1 april – 31 maart) waarin men 40 jaar wordt, men de Tafel dient te verlaten. Bij het bekleden van een bestuursfunctie gedurende het laatste verenigingsjaar mag men tot de bestuurswisseling lid blijven, ook wanneer die na 1 april valt (doch uiterlijk tot 1 juli) Deze uittredende leden hebben voorts het recht, de Jaarvergadering aan het einde van het verenigingsjaar van hun uittreding te bezoeken.
VII. Tafelbestuur
1. Taak van het Tafelbestuur
a. Voorzitter Tot de taak van de Tafelvoorzitter behoort de voorbereiding van het programma van de bijeenkomsten, de representatie van de Tafel bij alle voorkomende gelegenheden, daaronder tenminste begrepen alle Districtsvergaderingen, voorzittersoverleg, bestuur overleg en (half-)jaarlijkse nationale vergaderingen; hij ziet erop toe, dat de doelstellingen van de Nederlandsche Tafelronde tot hun recht komen, zowel ten aanzien van de leden als de organisatie zelf; hij leidt de bijeenkomsten van zijn eigen Tafel.
b. Secretaris Op de secretaris rust de administratieve taak, in het Huishoudelijk Reglement en in deze richtlijnen omschreven. Voor wat betreft de centrale ledenadministratie en in het algemeen het contact met zijn Tafel, is het Hoofdbestuur grotendeels op hem aangewezen.
Een secretaris die zijn taak niet behoorlijk verricht, kan dan ook niet alleen het werk van zijn Tafel, doch ook dat van het Hoofdbestuur en van de administratie in ernstige mate belemmeren of verzwaren. Het is wenselijk dat de secretaris een ordelijk archief bijhoudt, dat telkens aan de opvolger wordt overgedragen. Circulaires van het Hoofdbestuur/Districtsbesturen en overige Tafelcorrespondentie worden aan de secretaris toegezonden.
c. Penningmeester De penningmeester voert de financiële administratie en draagt zorg voor de correcte en tijdige betaling van al hetgeen de Tafel verschuldigd is; contributiebetaling en afdracht aan de algemeen penningmeester en Districtspenningmeester worden door hem voor 1 september van elk jaar gedaan. Entreegelden en contributies worden binnen een maand na dagtekening van de des- betreffende factuur, te versturen door de administrateur, betaald. De contributieaanslagen zijn gebaseerd op het systeem dat geldig is bij Tafelinstallaties en wel als volgt:
Vanaf het verenigingsjaar 2008-2009 wordt de contributie niet meer per Tafelaar maar per Tafel afgedragen. De afdracht voor het verenigingsjaar 2015-2016 is vastgesteld op € 1000,00 per Tafel. Het entreegeld voor nieuwe leden bedraagt € 37,25.
De afdracht aan het Hoofdbestuur geschiedt door overschrijving op de rekening van de algemeen penningmeester van de Nederlandsche Tafelronde.
Bij elke betaling dient een specificatie te worden gegeven. Men zij erop gewezen, dat bij betaling na bovengenoemde datum van 1 september, de Tafel aan de algemeen penningmeester een boete verschuldigd is van € 4,50 per lid.
d. Werkverdeling en commissies Een enthousiaste en actieve Tafel verlangt onder meer veel initiatieven en investering van tijd; delegatie van werkzaamheden dient plaats te vinden – onder verantwoordelijkheid van het Tafelbestuur – niet slechts tot ontlasting van het Tafelbestuur doch veeleer om betrokkenheid van de leden bij de Tafel enerzijds en bij de leden onderling anderzijds te stimuleren. Veel voorkomende commissies zijn: – cie (service) projecten – cie uitbreiding – cie buitenland – cie jaarfeest – cie mannen-/gezinsweekend.
2. Bestuurswisseling
a. Tijdstip Artikel 27 leden 1 en 2 van de Statuten bepaalt dat in een jaarvergadering van de lokale Tafel, te houden in de maand april, het nieuwe bestuur wordt gekozen. Het verdient aanbeveling dat het voormalige bestuur, op zo kort mogelijke termijn na de bestuurswisseling, het nieuwe bestuur inwerkt.
b. Opgaaf aan de administrateur De samenstelling van het nieuwe bestuur dient in het LAS te worden opgegeven. Opgave dient te zijn gedaan voor 15 april. Tussentijdse wijzigingen in de samenstelling van het bestuur dienen aan de administrateur te worden doorgegeven.
VIII. Districtsbestuur
1. Ontstaan en taak Als gevolg van een statutenwijziging in 2014 is de Nederlandsche Tafel thans verdeeld in veertien Districten. Het bestuur van een District bestaat uit tenminste drie leden. Het Districtsbestuur en de lokale Tafels zien er op toe dat het bestuur wordt samengesteld uit leden van de diverse Tafels in het District en wel uit zoveel mogelijk windstreken van het betreffende District. Het Districtsbestuur is de schakel tussen Hoofdbestuur en de lokale Tafels v.v.; het heeft voorts een leidinggevende en coördinerende taak binnen de Districten. Het Districtsbestuur kan zijn taak alleen dan goed uitoefenen indien de lokale Tafels de saamhorigheid binnen het District dienen door gehoor te geven aan alle oproepen die van het District uitgaan. Het Districtsbestuur staat een aantal middelen ten diensten om zijn taak uit te oefenen.
2. Voorzittersoverleg Het Districtsbestuur houdt tenminste twee maal per jaar een voorzitters-/bestuurs- (van lokale Tafels) overleg. Desgewenst kunnen hierbij oud-Tafelvoorzitters worden uitgenodigd. In dit overleg – hetwelk zo snel mogelijk in het Districtsbestuursjaar wordt gehouden komen punten van algemeen belang aan de orde. In de vergadering wordt tussen het bestuur en de Tafels ook besproken welke de gemeenschappelijke activiteiten zijn die door de Tafels in het district worden ondernomen. De voorzitters van de lokale Tafels zijn verplicht het overleg bij te wonen. Zijn zij verhinderd, dan wonen de vice-voorzitters of andere lokale bestuursleden dat overleg bij.
3. Tafelbezoeken Om zijn taak goed te kunnen uitoefenen, is het noodzakelijk dat het Districtsbestuur zoveel mogelijk kennis heeft van hetgeen in de lokale Tafels leeft. Het Districtsbestuur bezoekt daartoe ieder jaar zoveel mogelijk Tafels in het district. De lokale Tafels kunnen een aangekondigd bezoek van het Districtsbestuur niet weigeren.
4. Districtsvergaderingen De Districten houden ter voorbereiding op de landelijke Jaarlijkse een Districtsvergadering; ter voorbereiding op de landelijke Halfjaarlijkse wordt een voorzittersoverleg of een halfjaarlijkse Districtsvergadering gehouden. Het Districtsbestuur wijst voor deze vergaderingen een Tafel in het District aan voor de organisatie van de vergadering. De aangewezen Tafel kan slechts om dringende redenen zodanige aanwijzing weigeren. Het Districtsbestuur zorgt er voor dat alle Tafels bij toerbeurt de vergadering organiseren. Behoudens de hierna te stellen regels, is de organisatie een in onderling overleg vast te stellen coproductie van Districtsbestuur en lokale Tafel. De jaarlijkse Districtsvergadering waarin het nieuwe Districtsbestuur wordt gekozen, wordt steeds gehouden voor de landelijke Jaarvergadering. De halfjaarlijkse Districtsvergadering wordt gehouden voor de halfjaarlijkse landelijke vergadering. Het verdient aanbeveling de Districtsvergaderingen voor zoveel het betreft het vergaderdeel niet te lang te laten duren en vooral zorg te dragen voor een interessant programma. Vanzelfsprekend zijn op de vergadering leden van het bestuur van de lokale Tafels aanwezig.
Het is echter in hoge mate gewenst dat ook andere leden van een Tafel ter vergadering aanwezig zijn, opdat de opinies niet steeds gevormd worden door “gezags- dragers”. Van elk voorzittersoverleg, bestuur overleg en elke Districtsvergadering worden door het Districtsbestuur notulen gemaakt, die binnen één maand na het overleg of de vergadering worden gezonden aan de landelijk secretaris en aan de secretarissen van de lokale Tafels binnen het District.
IX. Archief
1. Tafelarchief.
a. Onder Tafelarchief wordt verstaan: het door een lokale Tafel, Districtsbestuur of Hoofdbestuur gevormde geheel van archiefbescheiden, ontvangen dan wel opgemaakt door één persoon als lid van, dan wel door het orgaan als collectief. Het verdient aanbeveling de archiefbescheiden te ordenen volgens het hieronder sub. B aangegeven, uit tien rubrieken bestaande schema. Welke soort bescheiden in welke rubriek thuishoren is eveneens in IX.B. in grote lijnen aangegeven. De archiefbescheiden kunnen het beste opgeborgen worden in ordners en/of archiefdozen en dossiermappen, die naast het rubriekscijfer (1 t/m10) een duidelijke omschrijving dragen. Het is natuurlijk mogelijk meerdere projecten in één dossiermap of ordner op te bergen en deze door middel van tabbladen met een opschrift van elkaar te scheiden.
b. Onder Tafelarchiefbescheiden worden bij een lokale Tafel verstaan: 1. Bestuur: kopie. 2. Ledenadministratie: kopieën van de in de voorschriften genoemde formulier , presentielijsten. 3. Bescheiden met betrekking tot de installatie en de installatie dag, alsmede de financiële afwikkeling daarvan. 4. Financiële administratie: bank-/giroafschriften (rekeningcourant, spaarrekeningen enz.); contributiestaten; kasboek enz. 5. Roosters c.q. agenda’s; uitnodigingen voor een bijeenkomst en de verslagen daarvan; jaarverslagen. 6. Bescheiden met betrekking tot bijzondere evenementen, zijnde geen serviceprojecten: Euronumbermeetings; zeildagen; fietsdagen; 40+ feesten. 7. Bescheiden met betrekking tot serviceprojecten en de eventuele financiële af- wikkeling daarvan alsmede bescheiden met betrekking tot de fundraising in het algemeen. 8. Bescheiden met betrekking tot de organisatie van een halfjaarlijkse c.q. jaarlijkse Districtsvergadering en de Nationale Vergadering, alsmede de financiële afwikkeling daarvan. 9. Bescheiden opgemaakt als gevolg van het optreden als sponsortafel. 10. Bescheiden met betrekking tot contacten met andere Tafels en serviceclubs, eventueel in samenhang met 7. Hieronder worden ook contacten met buitenlandse Tafels (IRO-archief) en Ladies Circles- begrepen.
De voorzitter en de penningmeester dragen de door hen ontvangen stukken voor de bestuurswisseling over aan de secretaris, zodat deze de bescheiden nog in het archief kan opbergen alvorens dit wordt overgedragen. Ook de secretarissen van de diverse com- missies dragen de eventueel gevormde archiefjes voor de bestuurswisseling over aan de secretaris.
X. Materiële zaken
1.. Bij installatie Aan de leden wordt bij installatie een insigne, oorkonde en stropdas verstrekt. Statuten en onderliggende reglementen zijn voor alle leden toegankelijk via het LAS en de APP.
2. Formulieren; drukwerk Briefpapier, enveloppen, convocaties e.d. kunnen bij elke drukker worden besteld. Originele afbeeldingen met het embleem van de Tafelronde dienen bij de administrateur te worden besteld.
3. Vaantjes; vlaggen; plaquettes Iedere Tafel heeft een eigen vaantje. Het ontwerp van ieder vaantje behoort vooraf te worden goedgekeurd door de president van de Nederlandsche Tafelronde. Het uitreiken van vaantjes dient beperkt te blijven tot bijzondere gelegenheden, zoals bezoek van een Tafel aan een andere, bezoek van een afvaardiging aan een buitenlandse Tafel e.d. Voor feestelijke gelegenheden kan een grote Tafelrondevlag bij de afdeling artikelen- verkoop worden gekocht. Plaquettes, o.a. ter bevestiging aan de buitenmuur van de lokaliteit, waar de Tafel vergadert, kunnen worden besteld via de webwinkel.
4. Voorzitterspenningen en -gespen De penning van de voorzitter van een Tafel wordt bij de installatie uitgereikt. Volgens besluit van de Algemene Vergadering hecht iedere oud-voorzitter een gesp aan het voorzitterslint. Deze voorzittersgespen worden door de administratie gegraveerd naar de Tafelvoorzitter opgestuurd. Ook het lint van de Districtsvoorzitter wordt voorzien van een gesp.
5. Andere verkoopartikelen Zie hiervoor de lijst van artikelen op de website. Voor inlichtingen neme men contact op met de afdeling artikelenverkoop. Bestelling kan plaats vinden middels de webshop
6. Roundtablemagazine Het Roundtablemagazine is het officiële mededelingenorgaan van de Nederlandsche Tafelronde. Het verschijnt 4 à 5 maal per verenigingsjaar en wordt de leden gratis toegezonden. Verzending aan nieuw toegetreden leden kan eerst plaatsvinden na ver- werking van hun adresgegevens in het LAS. Tafels-in-oprichting krijgen via de administrateur van de Nederlandsche Tafelronde op aanvraag een aantal exemplaren toegezonden. Veertigplussers kunnen zich tegen betaling van een jaarlijks vast te stellen bedrag abonneren. Opgaven van deze 40+-abonnementen dienen te worden gedaan bij de administrateur. Derden kunnen zich niet abonneren. Bij de samenstelling van het Magazine streeft de PRO naar een zo breed mogelijke redactionele formule. Behalve aan mededelingen namens het Hoofdbestuur wordt in het Magazine nadrukkelijk aandacht besteed aan “nieuws” dat afkomstig is van lokale Tafels en Districten. In het bijzonder kan daarbij worden gedacht aan verslaggeving van service- projecten en gebeurtenissen van een meer dan lokaal niveau. Secretarissen van Districten en lokale Tafels zijn bij uitstek degenen, die de redactie van het Roundtablemagazine kunnen voeden met bijdragen. Kopij (en foto’s) dienen steeds in het bezit te zijn van de PRO voor de in het colophon of op pagina 2 van het Magazine aangegeven sluitdatum van de eerstvolgende uitgave. Advertenties voor het Tafelrondeblad kunnen eveneens worden opgegeven bij de PRO, bij voorkeur aan de hand van materiaal dat direct door de drukker kan worden verwerkt. De geldende tarieven staan steeds vermeld in het colophon van het Magazine. Tevens bestaat de mogelijkheid tot opname van kleine annonces, waarvoor aangepaste tarieven gelden. Vroegtijdig reserveren van advertentieruimte is gewenst.
Xl. Richtlijnen installatie nieuwe Tafel
1. De start van de nieuwe Tafel Het initiatief tot vorming van een nieuwe plaatselijke Tafel kan uitsluitend worden genomen door het Hoofdbestuur, één of meer Districtsbesturen of door één of meer besturen van bestaande plaatselijke Tafelronden; in de beide laatstgenoemde gevallen behoeft het onverwijld aan het Hoofdbestuur mede te delen voorgenomen initiatief de goedkeuring van het Hoofdbestuur voordat enig daadwerkelijk begin wordt gemaakt met de vorming van een nieuwe plaatselijke Tafelronde (artikel 25 lid 1 van de Statuten); dit om eventuele problemen later te vermijden. Voordat een nieuwe plaatselijke Tafelronde kan worden erkend, dienen tenminste 52 weken voordien het Hoofdbestuur, het betrokken Districtsbestuur alsmede de besturen van de tot het District behorende plaatselijke Tafelronden van het voornemen tot vorming van een nieuwe plaatselijke Tafelronde op de hoogte te zijn gesteld (artikel 25 lid 2 van de Statuten). Voordat een plaatselijke Tafelronde op voordracht van het Districtsbestuur door het Hoofdbestuur als sponsor-Tafel wordt aangewezen, vindt er een gesprek plaats tussen leden van het Hoofdbestuur, het Districtsbestuur, de aan te wijzen sponsor-Tafel en de kern van de nieuwe op te richten Tafel. In dit gesprek worden de hoofdpunten van de richtlijnen doorgenomen. Daarbij moet duidelijk blijken dat de sponsor-Tafel van plan is, haar taak serieus te verrichten en dat de nieuw op te richten Tafel zich wil laten begeleiden. De eerste zaken die door de nieuw op te richten Tafel, daarin bijgestaan door de sponsor-Tafel, geregeld dienen te worden zijn:
a. Het opstellen van een profiel van de Tafel Aantal leden bij installatie (minimaal 15), de uitbouw van de Tafel daarna (minimaal 18) – men zie Huishoudelijk Reglement artikel 21 -, spreiding over de regio, spreiding qua leeftijd, opbouw qua beroepssectoren/beroepen. Dit profiel kan uiteraard geen dwingend geheel van afspraken vormen, maar is wel het kader waarbinnen de rekrutering van leden plaatsvindt.
b. de procedure voor toetreden van nieuwe leden Bij een nieuw op te richten Tafel zal een nog grotere intensiteit nodig zijn bij het werven van leden dan bij een bestaande Tafel, maar ook hier gelden, evenals voor de bestaande Tafels de richtlijnen als vermeld in hoofdstuk Vl sub 1.
c. het programma voor de bijeenkomsten De onderdelen a. en b. behoeven de goedkeuring van het Districtsbestuur. Het is noodzakelijk, tijdens de bijeenkomsten voorafgaand aan de officiële installatie de doelstellingen van de Nederlandsche Tafelronde zoveel mogelijk na te leven. De volgende algemene punten zijn daarbij van belang: – gedurende tenminste een half jaar dienen er twee bijeenkomsten per maand te worden gehouden. De bijeenkomsten dienen regelmatig bijgewoond te worden door tenminste twee leden van de sponsorTafel. Het verdient aanbeveling dat dit steeds andere leden zijn. Omgekeerd dienen ook regelmatig twee leden van de nieuw op te richten Tafel de bijeenkomsten van de sponsor-Tafel bij te wonen. – het merendeel van de leden moet de gehele voorbereidende periode hebben mee- gemaakt. Elk toekomstig te installeren lid moet een minimale tijd van drie maan- den hebben meegemaakt. Het regelmatig aanwezig zijn is juist in de oprichtingsfase van een Tafel van groot belang. De ervaring leert dat leden die juist in deze fase niet of weinig verschijnen, later ook weinig actief zullen zijn. Het is daarom beter, deze leden op een elegante manier af te voeren. – de nieuw op te richten Tafel houdt zich via de sponsor-Tafel op de hoogte van alle Tafel-activiteiten die zich op regionaal, districts-, landelijk en internationaal niveau afspelen; men participeert hierin naar beste vermogen.
2. Verzoek tot installatie Nadat de nieuwe Tafel is geformeerd en reeds regelmatig bijeenkomt, kan het voorlopig bestuur om installatie verzoeken. De procedure is als volgt:
a. bespreking van de Tafel i.o. met Districtsbestuur en sponsor-Tafel, te houden ongeveer vijf maanden voor installatie, om een installatiedatum vast te stellen. De Districtsvoorzitter legt de gekozen datum ter goedkeuring voor aan het Hoofdbestuur. Het voorleggen van de installatiedatum aan het Hoofdbestuur betekent dat het Districtsbestuur en de sponsor-Tafel, gelet op de punten onder 1., de nieuw op te richten Tafel in principe geschikt en gereed achten om geïnstalleerd te worden.
b. drie maanden voor de door het Hoofdbestuur vastgestelde datum van installatie dienen door de algemeen secretaris de volgende bescheiden in één pakket te zijn ontvangen:
1. een door de voorzitter en secretaris van de sponsor-Tafel ondertekende brief waarin aan het Hoofdbestuur wordt meegedeeld dat de nieuwe Tafelronde ge- schikt en gereed is om te worden geïnstalleerd. 2. ledenlijst van de Tafel i.o. met vermelding van titulatuur, voorletter(s), voornaam (eventueel ook voornaam partner), naam functie, geboortedatum en -jaar, telefoon thuis en/of werk (een en ander conform het ledenboekje van NTR). 3. programma van installatiedag. 4. tekst voor het Roundtablemagazine om de leden van de NTR op te roepen de installatie bij te wonen met een tekst voor het inschrijfstrookje. 5. een sluitende begroting. 6. ontwerp vaantje. ad 2: tevens separaat naar de administrateur ad 3: tevens separaat naar de PRO ad 4: tevens separaat naar de PRO ad 5: tevens separaat naar de algemeen penningmeester ad 6: tevens separaat naar de president ad 1: ter informatie van het Hoofdbestuur ad 2: ter goedkeuring van het Hoofdbestuur ad 3: ter goedkeuring van het Hoofdbestuur ad 4: ter goedkeuring van het Hoofdbestuur (PRO) ad 5: ter goedkeuring van het Hoofdbestuur (alg. penningmeester) ad 6: ter goedkeuring van het Hoofdbestuur (president).
3. Voorbereidende werkzaamheden Er worden uitnodigingen met ledenlijsten verstuurd aan de H.B.-leden en administrateur, oprichter/erelid, ereleden, burgemeester(s), voorzitters van alle plaatselijke serviceclubs, president Ladies Circle Nederland, voorzitter sponsor-Tafel, voorzitter Districtsbestuur, voorzitters van corresponderende Tafels in het buitenland en alle secretarissen van Tafels in Nederland, inclusief eventuele Tafels i.o. Naast de hiervoor genoemde uitnodiging aan alle secretarissen en de publiciteit in het Roundtablemagazine wordt vanaf het moment dat de datum van installatie vaststaat bij elk Tafelevenement (installatie, halfjaarlijkse, jaarlijkse, enz.) op een of andere wijze bekendheid gegeven aan de installatie, Bovendien worden alle Tafels in een straal van 50 km telefonisch benaderd.
4. Installatie dag Wat de installatie dag betreft heeft de nieuw op te richten Tafel een grote mate van vrijheid. a. qua tijd: ochtend- + middagprogramma; middagprogramma; middag + avondprogramma. Wanneer er een middag- + avondprogramma is voor alle genodigden, dan dienen deze onderdelen wat betreft de kosten gesplitst te zijn.
b. qua genodigden: Tafelaars + dames; Tafelaars + dames + kinderen. De officiële installatieplechtigheid mag wel door de dames, niet door de kinderen worden bijgewoond. De aanwezigheid van kinderen tijdens de installatie dag mag niet noemenswaardig kostenverhogend werken.
Tijdens de installatie dag dient een periode van minimaal anderhalf uur gereserveerd te zijn voor de officiële installatie. Dit programmaonderdeel dient tenminste de volgende punten te omvatten: a. welkom door de voorzitter van de nieuwe op te richten Tafel; b. installatierede door de president van de NTR, uitlopend op de overhandiging van de NTR-charter, en het Tafelinsigne aan de voorzitter van de nieuw op te richten Tafel; c. toespraak door de voorzitter van de sponsor-Tafel, uitlopend op de overhandiging van het voorzitterslint; d. introductie en installatie door de voorzitter van de nieuwe leden; e. toespraak door de Districtsvoorzitter; f. toespraken van gastsprekers als burgemeester, vertegenwoordiger(s) van lokale service-clubs, vertegenwoordiger(s) van buitenlandse Tafel(s); g. overhandiging van de rode lantaarn; h. toespraak en dankwoord van de voorzitter van de nieuwe Tafel waarbij overhandiging van een aantal vaantjes; i. toast op de nieuwe Tafel. Voor de sprekers moet men gemiddeld 5 à 10 minuten rekenen (a, b, c, e, f, g en h); voor de introductie en installatie van de nieuwe leden moet minimaal 30 minuten worden uitgetrokken.
5. Begroting Bij het opstellen van de begroting dient blijkens de opgedane ervaringen te worden uitgegaan van 60 à 70 betalende deelnemers inclusief de leden van de te installeren Tafel. Bij een eventueel middag- en avondprogramma dient de deelnameprijs gesplitst te zijn. De volgende kosten zijn voor rekening van de leden van te installeren Tafel en mogen niet in de begroting worden opgenomen: a. de deelnamekosten van de gasten, zijnde de president en ereleden van de Nederlandsche Tafelronde, de burgemeester, vertegenwoordigers van andere service-clubs; b. de kosten voor aanschaf van vaantjes en andere attributen die de te installeren Tafel wenst aan te schaffen en die geen betrekking hebben op de installatie als zodanig c. een eventueel nadelig saldo van de installatie, voor zover hiervoor geen beroep op het Garantiefonds van de Nederlandsche Tafelronde kan worden gedaan; In de begroting worden opgenomen: a. vaste kosten: drukwerk, porti, zaalhuur, geluidsinstallatie, muziek, kosten eventueel evenement, annuleringsverzekering, e.d.;
b. variabele kosten per deelnemer: de culinaire kosten, drank, e.d.; De deelnameprijs wordt als volgt berekend: – de vaste kosten worden gedeeld door het totaal van het geraamde aantal betalende deelnemers en het aantal geraamde hierboven vermelde gasten; – dit bedrag wordt verhoogd met de variabele kosten per deelnemer.
De deelnameprijs dient te worden vastgesteld in overleg met de algemeen penningmeester. De begroting en de deelnameprijs behoeven de schriftelijke goedkeuring van het Hoofdbestuur van de Nederlandsche Tafelronde. Een annuleringsverzekering dient te worden afgesloten voor het geval de installatie niet door kan gaan vanwege onder meer hofrouw, overlijden van één der ereleden, één der leden van het Hoofdbestuur of de administrateur, nationale of lokale rampen, overige oor- zaken vallend binnen het kader van de Nederlandsche Tafelronde of de te installeren Tafel.
Een afschrift van de financiële verantwoording van de installatie dient binnen drie maanden na afloop van de installatie aan het Hoofdbestuur van de Nederlandsche Tafelronde, ter goedkeuring, te worden toegezonden.
6. Contributie-afdracht Het verenigingsjaar loopt gelijk met het boekjaar van de Nederlandsche Tafelronde van 1 april tot en met 31 maart. Vanaf het verenigingsjaar 2007-2008 wordt de contributie niet meer per Tafelaar maar per Tafel afgedragen. De afdracht voor het verenigingsjaar 2015-2016 is vastgesteld op € 1000,00 per Tafel. Het entreegeld voor nieuwe leden bedraagt € 37,25.
7. Algemeen Informatie over adressen voor vaantjes e.d. is te verkrijgen bij de administrateur.
XII. Ceremonieel
Het is bekend, dat in vele Tafels verschillend wordt gedacht over de decors, ceremonieel of hoe men ook de stijl die de Nederlandsche Tafelronde eigen is zou willen aanduiden. Er zij bedacht, dat het acht nemen van zekere vormen getuigt van achting voor de doelstellingen van de Nederlandsche Tafelronde en van respect voor de opvattingen van mede- Tafelaars. Iedere Tafel heeft zijn eigen kleur en zijn eigen ceremonieel, toch is het gewenst, dat ook de hieronder volgende regels daarbij in acht worden genomen:
1. tijdens de in de Statuten bedoelde vergaderingen van plaatselijke Tafelronden draagt de voorzitter zijn lint;
2. alvorens tot de installatie van een nieuw lid over te gaan leest de voorzitter staande de doelstellingen van de Nederlandsche Tafelronde voor. De leden en het aspirant-lid horen deze staande aan;
3. bij alle overige gelegenheden, waarbij de Tafel formeel is vertegenwoordigd, draagt de voorzitter op de daarvoor geëigende momenten het voorzitterslint De voorzitter draagt het lint ook als hij de Tafel vertegenwoordigd op landelijke- of Districtsvergaderingen en daarna volgende feestelijkheden;
4. van Tafelaars, die wegens het bereiken van de leeftijd van 40 jaar de Tafel moeten ver- laten, wordt tijdens een vergadering op waardige wijze afscheid genomen. Hen wordt de gelegenheid geboden een terugblik op hun Tafellidmaatschap te geven. Aan deze 40 plussers kan men een aandenken aan hun Tafel-tijd overhandigen.
Voor het District gelden de volgende regels:
1. de voorzitter draagt het lint tijdens: a. alle vergaderingen die hij leidt; b. landelijke vergaderingen en daarna volgende feestelijkheden; c. bezoeken aan een lokale Tafel; d. alle overige officiële gelegenheden, waarbij hij als Districtsvoorzitter tegenwoordig is.
2. bij de aanvang van de Districtsvergaderingen leest de voorzitter staande de doelstellingen van de Nederlandsche Tafelronde voor. De aanwezigen horen deze staande aan.
3. tijdens de Districtsvergaderingen siert de vlag van de Nederlandsche Tafelronde de vergaderruimte.
Voor het Hoofdbestuur geldt het volgende:
1. de president draagt het lint tijdens: a. alle vergaderingen die hij leidt alsmede tijdens de daarna volgende feestelijkheden; b. bezoeken aan vergaderingen van een District of een lokale Tafel; c. alle overige officiële gelegenheden, waarbij hij als president van de Nederlandsche Tafelronde tegenwoordig is.
2. de overige leden van het Hoofdbestuur dragen het lint tijdens a. landelijke vergaderingen en daarna volgende feestelijkheden; b. bezoeken aan vergaderingen van een District of een lokale Tafel; c. alle overige officiële gelegenheden, waarbij zij als lid van het Hoofdbestuur tegenwoordig zijn.
3. de president wijst bij aanvang van landelijke vergaderingen en bij de eerste vergadering in enig verenigingsjaar van de Nationale Tafelraad iemand aan die staande de doelstellingen van de Nederlandsche Tafelronde voordraagt. De aanwezigen horen deze staande aan.
4. tijdens alle vergaderingen siert de vlag van de Nederlandsche Tafelronde de vergaderruimte.
Versierselen: De aan de ereleden en de leden van het Hoofdbestuur en Districtsvoorzitters door de Nederlandsche Tafelronde geschonken erepenningen worden gedragen tijdens officiële gelegenheden.
XIII. Hulpfonds
1. Doel van het Hulpfonds a. Het (financieel) ondersteunen van organisaties, instellingen en projecten die het maatschappelijk nut dienen. In het bijzonder (gewezen) landelijke en lokale service- projecten van de Tafelronde. b. Het verlenen van hulp en bijstand aan leden en oud-leden van de Nederlandsche Tafelronde en hun gezinsleden in alle gevallen, waarin dit naar het oordeel van het bestuur van de stichting wenselijk is. De taak van het Hulpfonds is in het algemeen subsidiair, d.w.z. dat het eerst optreedt als de familie van een steun behoevend lid en de eigen Tafel niet voldoende hulp kunnen bieden.
Het Hulpfonds heeft de vorm van een afzonderlijke stichting, opgericht in 1953. Het bestuur bestaat uit twee leden van de NTR, waarvan één het secretariaat voert, drie oud- leden, alsmede de president en de algemeen penningmeester, die q.q. in het bestuur zitting hebben. Aanvragen om hulp richtte men aan de secretaris van het Hulpfonds. Met nadruk wordt erop gewezen dat aanvragen op de meest vertrouwelijke wijze worden behandeld.
2. Middelen van het Hulpfonds Omdat regelmatig een groter of kleiner beroep op het Hulpfonds wordt gedaan, is het noodzakelijk dat het kapitaal op peil wordt gehouden.
Elk lid wordt per jaar aangeslagen voor een bijdrage in het fonds, vast te stellen door de algemene ledenvergadering. Deze bijdrage is een onderdeel van de totale contributie-afdracht aan het Hoofdbestuur.
XIV. Serviceraad
1. Doel De Serviceraad adviseert de Tafelraad en het Hoofdbestuur in zaken betreffende ex- terne service. De keuze van een nationaal serviceproject wordt door de Serviceraad voorbereid. De Serviceraad begeleidt het nationale serviceproject en stimuleert Tafels serviceprojecten te ondernemen.
2. Samenstelling De Serviceraad wordt voorgezeten door de vice-president van de Nederlandsche Tafelronde. De Serviceraad heeft ca. vijf leden Die worden gekozen op grond van hun specifieke kennis. De Serviceraad heeft een secretaris en een penningmeester. De Serviceraad legt verantwoording af aan de Tafelraad en rapporteert aan het Hoofdbestuur. De leden zijn bij voorkeur minstens twee jaar lid van de raad..
3. Gelden en verantwoording De gelden die door Tafels worden ingezameld, dienen bij voorkeur via de penning- meester van de Serviceraad te worden overgeboekt naar het Nationale Serviceproject, opdat controle op de gelden mogelijk blijft en verantwoording naar de Nederlandsche Tafelronde kan worden afgelegd door de Serviceraad.
XV. De Jaarvergadering
Introductie
De Jaarvergadering is het belangrijkste landelijke evenement in de Tafel. Het vindt in principe in mei plaats. Het begint op vrijdagavond en eindigt zondagmiddag. De organisatie van dit gebeuren wordt door het Hoofdbestuur uit handen gegeven aan een of meerdere Tafels of een District. Teneinde de organisatie te helpen is een draaiboek samengesteld. Dit draaiboek wordt door het Hoofdbestuur bijgehouden en berust bij de president. Het draaiboek wordt op verzoek toegezonden. In dit document is tevens een hoofdstuk gewijd aan de Halfjaarlijkse welke in november van elk jaar plaats vindt.